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Plantilla de planificación de eventos
Establecer el objetivo de su evento es una de las primeras cosas que debe hacer al planificar un evento. Los objetivos pueden ser diversos: los ingresos, la atención de los medios de comunicación, la recaudación de fondos, el número de asistentes, el lanzamiento de un nuevo producto, etc.
Defina el propósito de su evento o lo que quiere conseguir con él. Y asegúrate de que el objetivo que establezcas se ajuste a los criterios SMART, es decir, que sea específico, medible, alcanzable, realista y oportuno.
Al asignar las responsabilidades de cada miembro, también es importante encontrar formas de comunicarse con ellos (por ejemplo, software de chat, correo electrónico, etc.) a lo largo del proceso de planificación. Y no te olvides de celebrar reuniones periódicas del comité para discutir el progreso de la planificación y cualquier problema.
A continuación se indican las áreas clave a las que hay que asignar dinero (estableciendo costes realistas para cada partida) al establecer un presupuesto. Puede que algunas de estas partidas no tengan costes fijos, pero es importante hacer estimaciones aproximadas para decidir si realmente te las puedes permitir.
Las organizaciones comunitarias y los patrocinadores corporativos pueden ayudar a reducir los costes, encontrar más oportunidades de publicidad, ampliar su público y ayudarle a planificar el evento. Y cuando busques socios, debes asegurarte de que su visión se complementa con la tuya.
Lista de control para la planificación de eventos
Para ayudarte en cada paso del camino, he dividido estos pasos en diferentes secciones por fecha, que puedes ver en el índice al lado. Esto te ayudará a saber cuándo debes realizar determinadas tareas. Por supuesto, cuanto antes empieces a trabajar en tu evento, mejor; así estarás lo más preparado posible cuando surja cualquier problema (como probablemente ocurrirá).
Cuanto antes pueda empezar a planificar, mejor, pero he observado que la mayoría de las organizaciones con las que trabajamos empiezan a planificar sus grandes eventos, como galas y eventos de recaudación de fondos, con unos 6 meses de antelación.
Aunque debe realizar una evaluación exhaustiva y actualizar su presupuesto, hay otros aspectos posteriores al evento de los que debe ocuparse. Esto incluye la publicidad, la recaudación de fondos y las oportunidades de desarrollo de los miembros que puede aprovechar con un poco de planificación previa al evento.
Mientras esté fresco en su mente, es el momento de obtener toda la información que pueda de su evento. Eso incluye los datos de los asistentes y de su equipo. Hay muchas cosas que puedes aprender que pueden ayudarte para tu próximo evento.
Presentación del evento
Su reputación depende de la percepción externa de su empresa. Un evento corporativo bien ejecutado puede aumentar su credibilidad ante clientes, clientes potenciales, medios de comunicación y otras partes interesadas. Pero un evento defectuoso puede causar a menudo un daño irreparable.
Por ello, es fundamental contratar a una empresa profesional de gestión de eventos para que organice sus actos corporativos. Necesita expertos que puedan: (1) trazar un plan de eventos integral; (2) ejecutar las numerosas tareas logísticas necesarias para ofrecer un evento de calidad; y (3) medir los resultados del evento.
Como socio en la gestión de eventos, ::SenderCompany:: puede supervisar cada paso del proceso del evento. La subcontratación de la gestión logística del evento, que requiere mucho trabajo, permite a su equipo centrarse en actividades más estratégicas.
Cada evento es diferente y especial. Cada uno tiene su propio público, tono, personalidad y conjunto de objetivos empresariales. Desde el primer día, ::SenderCompany:: se centra en agilizar la logística para que las cualidades únicas de su evento brillen.
Para asegurarnos de que su evento recibe la atención que merece, le asignaremos un gestor de proyectos. También realizaremos revisiones semanales del plan del evento y del presupuesto con usted para hacer un seguimiento de las tareas, los costes y el progreso con respecto a los hitos críticos.
Powerpoint del evento
Para ayudarte en cada paso, he dividido estos pasos en diferentes secciones por fecha, que puedes ver en el índice al lado. Esto te ayudará a saber cuándo tienes que hacer ciertas tareas. Por supuesto, cuanto antes empieces a trabajar en tu evento, mejor; así estarás lo más preparado posible cuando surja cualquier problema (como probablemente ocurrirá).
Cuanto antes pueda empezar a planificar, mejor, pero me he dado cuenta de que la mayoría de las organizaciones con las que trabajamos empiezan a planificar sus grandes eventos, como galas y eventos para recaudar fondos, con unos 6 meses de antelación.
Aunque debe realizar una evaluación exhaustiva y actualizar su presupuesto, hay otros aspectos posteriores al evento de los que debe ocuparse. Esto incluye la publicidad, la recaudación de fondos y las oportunidades de desarrollo de los miembros que puede aprovechar con un poco de planificación previa al evento.
Mientras esté fresco en su mente, es el momento de obtener toda la información que pueda de su evento. Eso incluye los datos de los asistentes y de su equipo. Hay muchas cosas que puedes aprender que pueden ayudarte para tu próximo evento.