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Qué factores son importantes a la hora de organizar un evento
Si eres uno de nuestros seguidores habituales en las redes sociales, seguro que te has dado cuenta de la abrumadora cantidad de color rosa que ha invadido recientemente nuestras distintas páginas. Desde hace unos años, el mes de marzo se ha convertido en un mes especial en nuestra oficina. No es por los numerosos días festivos (aunque debo admitir que también los disfruto), sino porque se ha convertido en un periodo que asociamos con nuestro evento anual de carreras: las Brnd WGN & University Ring Road Races.
Cada vez más popular, el evento requiere una gran cantidad de planificación y tiende a dar lugar a una montaña rusa de emociones en su preparación. Cuando por fin tuvimos tiempo para respirar después de nuestras carreras, me senté a pensar en un artículo ideal para el blog sobre nuestras carreras. En lugar de aburrirte con los detalles de la carrera en sí (porque estoy segura de que ya has oído y visto suficiente en Internet), quería mostrarte lo que ocurre entre bastidores en cuanto a las fases de planificación. Estoy seguro de que si tienes alguna experiencia en la planificación de un gran evento, te sentirás bastante identificado con algunas de estas etapas, si no con todas.
Powerpoint del evento
Si alguna vez has organizado un evento, sabrás que no todo sale según lo previsto y que tienes que enfrentarte a varios retos. Cuando organicé mi primer evento, me hablaron de la divertida regla de la cara de pato. Esta regla dice que por fuera debes parecer tranquilo y pacífico. Pero en realidad estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debe enterarse de eso. A día de hoy, sigo creyendo que ésta es la regla más valiosa.
Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico de esta cuestión. Formule su objetivo de la manera más específica posible: ¿quiere transmitir conocimientos a los participantes; expresar su gratitud a los socios; recaudar fondos para un proyecto u ofrecer a los invitados un placer estético? De la respuesta dependerá el formato del acto: su concepto, el horario y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, la disposición de la sala, el catering y el sonido.
Intenta no estancarte en los formatos tradicionales. Echa un vistazo a las “desconferencias”, PechaKucha, el formato TED, los brunchs temáticos, los eventos online, los eventos al aire libre. Lo que cuenta es que tu formato ayude a conseguir el objetivo del evento.
Plantilla de planificación de eventos
¿Te preguntas cómo planificar un evento? Son muchas las cosas que hay que hacer para organizar un evento, desde la elección del lugar hasta la selección de los ponentes. La clave está en los preparativos: dejar las cosas claras para poder concentrarse en la organización y, sobre todo, disfrutar del evento. Nuestra guía definitiva incluye todos los pasos esenciales para organizar un evento. Además, simplifica cada paso del proceso para que la planificación sea lo más sencilla posible.
¿Organiza el evento para obtener beneficios o simplemente para cubrir sus gastos? ¿Quizás el objetivo sea recaudar fondos para una organización benéfica o una buena causa? ¿Las entradas serán gratuitas o de pago, y si son de pago, cuánto costarán? Independientemente de lo que decida, las respuestas a estas preguntas le ayudarán a centrarse en las finanzas de su evento, ya sea virtual o presencial.
Si se definen estos detalles clave en una fase temprana del proceso del evento, podrá compartirlos con los posibles ponentes o invitados, creando una propuesta más clara y valiosa. Piensa en lo que necesitas del lugar de celebración (ubicación, accesibilidad, instalaciones de cocina, licencia de alcohol, etc.) y en la época del año que mejor se adapta a tu evento, y luego empieza a ponerte en contacto con posibles lugares.
Eventos del plan de proyectos
Hemos visto muchos eventos de organizaciones a lo largo de los años. Y aunque no podemos identificar todos los detalles en los que tendrás que pensar (a menudo depende del tipo de evento), tenemos una serie de buenas prácticas que puedes seguir.
Además, para asegurarnos de que nada se nos escapa, hemos preparado esta lista de comprobación gratuita y fácil de usar para la planificación de su evento. Si está organizando un evento virtual, lo tenemos cubierto. Aquí está nuestra lista de control descargable para eventos virtuales.
Coordina estos elementos con las metas y los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo), así como con un calendario. Para identificar su calendario, le recomendamos que trabaje hacia atrás desde la fecha de su evento (¡un calendario de trabajo hacia atrás!).
El plan del evento le ayudará a mantener el rumbo y le servirá de estrella polar mientras se prepara para el día del evento. Independientemente del tamaño de su evento, un buen plan cubre los mismos componentes esenciales, que trataremos en la siguiente sección.
Y lo que es mejor, piensa en lo que ocurre si alcanzas, superas o no alcanzas tu objetivo. ¿En qué momento se cierra el negocio? ¿En qué momento se puede hacer algo más emocionante la próxima vez? Entender a dónde vas sólo te ayudará a llegar más rápido.