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Ideas para eventos deportivos
La clave de un evento bien organizado es un proceso de planificación exhaustivo. Por lo general, un evento deportivo sólo dura un par de días, pero la planificación que conlleva se prolonga durante meses, si no años. Asegúrese de prepararse para planificar.
Elaborar el presupuesto de su evento puede ser una tarea que asuste incluso al más experimentado de los planificadores de eventos, con pensamientos sobre los ingresos y los gastos que provocan muchas noches de insomnio. ¿Qué puede hacer para asegurarse de que su presupuesto es ajustado?
Los eventos deportivos de mayor éxito cuentan con una sólida comunidad de personas afines en torno a ellos. Esta comunidad es leal al evento y participa activamente en su promoción. Averigüe cómo puede crear una comunidad comprometida.
La elección del lugar de celebración de su evento deportivo es una decisión importante que influirá en el éxito general. Un lugar de celebración inadecuado puede causar muchos problemas, como el hacinamiento, un acceso insuficiente o una visibilidad limitada.
Los eventos se celebran casi a diario, lo que significa que las opciones para los asistentes son infinitas. Con todo el ruido y la emoción, es importante que su evento destaque para que la gente acuda a él.
Promover un evento deportivo
Organizar un evento deportivo requiere mucha preparación, planificación logística y un conocimiento clave del propio deporte. Desde la búsqueda de un lugar de celebración y el reclutamiento de un número adecuado de voluntarios hasta la organización de los preparativos para todo tipo de condiciones meteorológicas y la logística del día, son muchas las cosas que hay que tener en cuenta para organizar un evento con éxito.
Al comenzar el proceso de planificación, debe comprender el objetivo principal de su evento deportivo, para poder dividir el proceso de planificación en pasos fáciles de gestionar. Al sumergirse en el proceso, es esencial responder a las siguientes preguntas:
Ningún evento puede funcionar sin la cantidad adecuada de personal y voluntarios. Uno de los principales problemas de los eventos deportivos de mayor envergadura es que se celebran en varios lugares o rutas, y esto puede ser problemático, ya que tendrás que reclutar un gran número de personal y voluntarios para organizar y gestionar cada zona.
Hay que tener en cuenta que, además de los propios participantes en el evento, los simpatizantes acudirán en abundancia, por lo que incluso los eventos de menor envergadura pueden resultar rápidamente difíciles de gestionar. Aquí es donde la investigación desempeñará un papel fundamental. Dedica tiempo a investigar los eventos anteriores para ayudar a calibrar la participación que puedes esperar y asegurarte de que tienes un equipo lo suficientemente grande como para gestionar tu evento con eficacia.
Ejemplos de organización de eventos deportivos
Su presupuesto se elaborará en función de los objetivos fijados de antemano (notoriedad de marca, imagen, recaudación de fondos…). Si es la primera vez que organiza una competición deportiva, primero debe hacer una prueba, tomando cada elemento de su planificación y pidiendo varias solicitudes de presupuesto para familiarizarse con los costes de este tipo de eventos. Sólo con la experiencia podrá evaluar el impacto de ciertos gastos que son importantes para que sus asistentes queden satisfechos (una verdadera ventaja).
Sus costes reales pueden ser diferentes de los que esperaba. Para ayudarte en futuros eventos, añade una columna para los costes reales de tu organización, de esta manera mejorarás tus habilidades de planificación para este tipo de eventos.
Informe sobre el evento deportivo
Existen diversas razones por las que una organización puede considerar la posibilidad de organizar un evento y, una vez definidas y articuladas, esta información debería orientar muchas de las decisiones de planificación y guiar la organización del evento.
Para muchos deportes, la temporada ya está llena de actividades, eventos y competiciones estándar. Es importante saber si hay espacio en el calendario para su evento o si éste pretende sustituir una actividad existente. Por ejemplo, si su evento se celebra el mismo día que un evento o actividad preexistente o establecido, ¿va a conseguir los resultados que espera?
La gestión de un evento (incluso de un evento relativamente pequeño) puede ser una tarea compleja en la que intervienen muchas partes interesadas (participantes, voluntarios, propietarios de las instalaciones, ayuntamiento, policía, empresas de alquiler de material, organismos deportivos, primeros auxilios, etc.).
Si decide organizar un evento, es aconsejable crear un comité de eventos con personas de su organización que estén capacitadas y dispuestas a trabajar para ofrecer el mejor evento posible, además de otras funciones que ya puedan tener, o buscar nuevos voluntarios específicamente para el evento para crear un comité de eventos.