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Qué factores son importantes a la hora de organizar un evento
Poner el teléfono en el otro lado de la habitación para evitar la tentación. Revisar los correos electrónicos en general puede convertirse en una adicción, pero hay que gestionarlos correctamente. Si compruebas los correos electrónicos nada más levantarte puede desordenar tu agenda del día al recibir diferentes informaciones y noticias.
Saber por qué haces algo está muy relacionado con la motivación que hay detrás. Una fuerte motivación está relacionada con la productividad y el éxito. Dado que la planificación de eventos es el quinto trabajo más estresante que existe, hay que vivir y respirar la motivación para que los eventos tomen forma.
Programo todo en mi calendario y también me cronometro para saber más o menos cuánto tiempo lleva todo para la próxima vez que lo programe. Una vez que lo he hecho, presionar el botón de borrar es tan satisfactorio.
Como organizadora de eventos, siempre tienes mucho que hacer y, además, llevar tu propio negocio duplica tu carga de trabajo. Los eventos son como las empresas, tienen planes, objetivos, plazos y tareas. Tienes que aprender a decir que no o te encontrarás como este tipo…
Lista de actividades del evento
Imprime la frase en letras grandes y gruesas y con un tipo de letra creativo, si te apetece. Cuélgala en algún lugar donde la veas a diario. Esto te mantendrá concentrado y te dará la energía necesaria para seguir adelante.
Imagina a una persona típica que asiste a tu evento. Ponle un nombre que refleje su personalidad (por ejemplo, “Party Pete”). Escribe su edad, sexo, motivaciones, rasgos clave y una breve biografía. Puede que acabes con una tarjeta parecida a este ejemplo de SEO Savvy:
Esta práctica herramienta te ayuda a calcular rápidamente el número de personas que pueden caber en un local en función de la distribución de las salas. Es ideal para conferencias y ferias comerciales, pero también puede ayudar con muchos otros tipos de eventos. Si estás en el Reino Unido, incluso puede ayudarte a encontrar un lugar específico para tus necesidades.
No es la tarea más glamurosa, lo reconocemos. Pero tener un presupuesto es esencial para priorizar tus gastos, calcular cuánto puedes invertir en promoción y decidir qué cobrar por las entradas.
Imagínese un día perfecto en el que todo sale a pedir de boca. Haz una especie de recorrido mental de cómo sería ese día. ¿Cuál es la agenda? ¿Cómo es el ambiente? ¿Hay actuaciones, discursos, actividades divertidas, comida y bebida?
Cómo promover los eventos
Sí, ha leído bien. Sin un plan bien pensado para la planificación de eventos, se arriesga a la desorganización, al caos y a no cumplir los objetivos del evento. Seguir una fórmula para su negocio de planificación de eventos o para un evento único le garantizará el éxito.
Dependiendo del tipo de evento que esté planificando, es posible que tenga que realizar algunas investigaciones antes de empezar. Algunas empresas de planificación de eventos se saltan este paso crucial y puede significar un desastre para el éxito del evento.
Durante el proceso de investigación, deberá entrevistar a la persona o al equipo responsable de organizar el evento. Averigüe exactamente cuáles son sus objetivos: recaudar dinero, formar, establecer contactos con otros profesionales, compartir nuevas ideas, etc.
Una vez completada la investigación, puedes documentar las metas y los objetivos del evento. Las metas y los objetivos deben ser claros y precisos, de modo que puedas utilizarlos para medir el éxito de tu evento más adelante. Esta lista también puede servirle de guía al iniciar las principales fases de planificación del evento.
Eventos del plan de proyectos
Determine los objetivos del programa. Ejemplos: reunir a una comunidad, educar, exponer a las personas a diferentes puntos de vista, apoyar otros programas, proporcionar entretenimiento, ofrecer oportunidades, socializar o relajarse.
A continuación, piense en el tipo de programa y los posibles temas que se ajusten a sus objetivos. Ejemplos: orador, película, baile, recaudación de fondos, viaje, comida, festival, evento atlético, recreación, torneo, concurso de preguntas y respuestas.
Apunta alto, pero sé realista. ¿Cuánto tiempo lleva celebrándose el evento? ¿Qué otras actividades se celebran ese día? ¿Quiénes y cuántos son sus socios? Esto afectará sin duda a la asistencia y al público, así como a la cantidad de suministros (comida, espacio, etc.) que necesitarás para celebrar tu evento, pero un evento bien programado (y publicitado) puede conseguir cualquier cosa.
Es una buena idea tener un par de fechas de reserva. No planifiques los eventos demasiado seguidos. Tu grupo necesita tiempo para concentrarse en un evento y quieres asegurarte de que la asistencia será buena. Asegúrate de que el evento no entre en conflicto con otros eventos de la organización que sean similares o populares. Asimismo, tenga en cuenta cómo influirán el día de la semana y los días festivos cercanos en la asistencia a su evento.