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Planificar un modelo de evento
Déjenos desatar su imaginación. Creamos eventos memorables, únicos y verdaderamente inspirados. Con sede en Rotorua, transformamos espacios para eventos en toda Nueva Zelanda. Nuestro equipo lleva más de 30 años diseñando y tematizando eventos y la pasión que teníamos desde el primer día sigue ahí, con una gran experiencia.
Trabajaremos estrechamente con usted para entender sus objetivos, su estilo personal y sus expectativas. A continuación, reflejamos esto en la experiencia de planificación de su evento. Para asegurarnos de que todos los elementos se unen como una obra de arte.
Su responsable de eventos trabajará con usted desde el concepto hasta la entrega. Ofrecemos a nuestros clientes un toque único y creativo, yendo más allá para asegurarnos de que todo sea perfecto. Si no lo tenemos, lo construimos. Cada pequeña pieza reúne su tema para dar a sus invitados ese factor WOW y transformar su evento en una experiencia memorable.
Ejemplos de actividades de eventos especiales
Sí, ha leído bien. Sin un plan bien pensado para la planificación de eventos, se arriesga a la desorganización, al caos y a no cumplir los objetivos del evento. Seguir una fórmula para su negocio de planificación de eventos o para un evento único le garantizará el éxito.
Dependiendo del tipo de evento que esté planificando, es posible que tenga que realizar algunas investigaciones antes de empezar. Algunas empresas de planificación de eventos se saltan este paso crucial y puede significar un desastre para el éxito del evento.
Durante el proceso de investigación, deberá entrevistar a la persona o al equipo responsable de organizar el evento. Averigüe exactamente cuáles son sus objetivos: recaudar dinero, formar, establecer contactos con otros profesionales, compartir nuevas ideas, etc.
Una vez completada la investigación, puedes documentar las metas y los objetivos del evento. Las metas y los objetivos deben ser claros y precisos, de modo que puedas utilizarlos para medir el éxito de tu evento más adelante. Esta lista también puede servirle de guía al iniciar las principales fases de planificación del evento.
Enumere las cosas que tiene en cuenta durante la planificación de un evento
Determine los objetivos del programa. Ejemplos: reunir a una comunidad, educar, exponer a las personas a diferentes puntos de vista, apoyar otros programas, proporcionar entretenimiento, ofrecer oportunidades, socializar o relajarse.
A continuación, piense en el tipo de programa y los posibles temas que se ajusten a sus objetivos. Ejemplos: orador, película, baile, recaudación de fondos, viaje, comida, festival, evento atlético, recreación, torneo, concurso de preguntas y respuestas.
Apunta alto, pero sé realista. ¿Cuánto tiempo lleva celebrándose el evento? ¿Qué otras actividades se celebran ese día? ¿Quiénes y cuántos son sus miembros? Esto afectará sin duda a la asistencia y al público, así como a la cantidad de suministros (comida, espacio, etc.) que necesitarás para celebrar tu evento, pero un evento bien programado (y publicitado) puede conseguir cualquier cosa.
Es una buena idea tener un par de fechas de reserva. No planifiques los eventos demasiado seguidos. Tu grupo necesita tiempo para concentrarse en un evento y quieres asegurarte de que la asistencia será buena. Asegúrate de que el evento no entre en conflicto con otros eventos de la organización que sean similares o populares. Además, tenga en cuenta cómo influirán el día de la semana y los días festivos cercanos en la asistencia a su evento.
Ideas para promocionar un evento
Hemos visto muchos eventos de organizaciones a lo largo de los años. Y aunque no podemos identificar todos los detalles en los que tendrás que pensar (¡a menudo depende del tipo de evento!), tenemos una serie de buenas prácticas que puedes seguir.
Además, para asegurarnos de que nada se nos escapa, hemos preparado esta lista de comprobación gratuita y fácil de usar para la planificación de su evento. Si está organizando un evento virtual, lo tenemos cubierto. Aquí está nuestra lista de control descargable para eventos virtuales.
Coordina estos elementos con las metas y los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo), así como con un calendario. Para identificar el calendario, te recomendamos que trabajes hacia atrás desde la fecha del evento (un cronograma de trabajo).
El plan del evento le ayudará a mantener el rumbo y le servirá de estrella polar mientras se prepara para el día del evento. Independientemente del tamaño de su evento, un buen plan cubre los mismos componentes esenciales, que trataremos en la siguiente sección.
Y lo que es mejor, piensa en lo que ocurre si alcanzas, superas o no alcanzas tu objetivo. ¿En qué momento se cierra el negocio? ¿En qué momento se puede hacer algo más emocionante la próxima vez? Entender a dónde vas sólo te ayudará a llegar más rápido.