¿Cuál es el personal que se requiere en un evento?

Personal de eventos

Puede definir una o varias tareas para cada empleado solicitado. Además de una versión con un campo desplegable para las tareas que usted mismo puede definir, y una versión con un campo de texto abierto, también es fácil introducir las tareas mediante casillas de verificación. Éstas están preconfiguradas especialmente para las empresas del sector de los eventos, con las tareas “Preparación”, “Evento” y “Desmontaje”. Si lo desea, puede crear hasta seis casillas de verificación con su propio texto y utilizarlas para sus tareas.

Su personal está organizado por categorías que puede crear individualmente. Cada empleado puede ser asignado a una o más categorías. Las categorías simplifican tanto el resumen de la lista de empleados para un evento como la búsqueda del personal adecuado al hacer una solicitud. Aquí es posible seleccionar al personal según las categorías asignadas.

Para especificar las horas de trabajo de los eventos más grandes con la mayor precisión posible y para asignar al personal, por ejemplo, en turnos, se pueden introducir horas de trabajo individuales para cada empleado. A continuación, tendrá una cómoda vista diaria en su calendario condicionada por estas horas de trabajo, en la que podrá comprobar qué empleados están aún disponibles y a qué horas. Estas horas de trabajo también se copian en los calendarios de los empleados, así como directamente en cualquier suscripción de iCal. Esto permite al personal tener una visión general constante de sus horas de trabajo. Las horas de trabajo pueden copiarse rápida y fácilmente en las nóminas y extractos o en el sistema de registro de tiempos.

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Habilidades de gestión de eventos

No somos los primeros en decirle que los eventos requieren los más altos niveles de trabajo en equipo y colaboración (al menos esperamos no ser los primeros), tanto internamente como con cualquier socio externo.  En este capítulo, no sólo te ayudaremos a organizar tu equipo de eventos, sino que también compartiremos técnicas de gestión de equipos (¡y plantillas!).  Esto es lo que cubriremos:

Los planificadores de eventos son nada menos que superhéroes, pero detrás de cualquier gran organizador de eventos hay un equipo de eventos igualmente grande (de todas las formas y tamaños).  ¿Cómo se forma el equipo? ¿A quién se contrata? ¿Qué funciones son importantes? Hemos elaborado un marco de trabajo que no sólo le ayudará a contratar a las personas adecuadas, sino también a asegurarse de que ha cubierto todas las áreas principales de su estrategia de marketing de eventos.Tenga en cuenta que su empresa puede tener diferentes títulos o que puede tener un equipo pequeño (las personas a menudo desempeñan múltiples funciones o se contratan trabajadores autónomos para llenar los vacíos). Utilice esto como guía y modifíquelo según lo que funcione mejor para su organización.

Los coordinadores supervisan todo el proceso del evento, y controlan al resto del equipo para asegurarse de que no se pierda nada. El coordinador se comunica regularmente con el director para asegurarse de que el trabajo diario se ajusta a la visión general.

Cómo organizar un evento

Este artículo necesita citas adicionales para su verificación. Por favor, ayude a mejorar este artículo añadiendo citas de fuentes fiables. El material sin fuente puede ser cuestionado y eliminado.Buscar fuentes:  “Organización de eventos” – noticias – periódicos – libros – scholar – JSTOR (junio de 2007) (Aprende cómo y cuándo eliminar este mensaje de la plantilla)Este artículo incluye una lista de referencias generales, pero carece de suficientes citas en línea correspondientes. Por favor, ayude a mejorar este artículo introduciendo citas más precisas. (Abril de 2016) (Aprende cómo y cuándo eliminar este mensaje de la plantilla)

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La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y desarrollo de eventos personales o corporativos a pequeña y/o gran escala, como festivales, conferencias, ceremonias, bodas, fiestas formales, conciertos o convenciones. Implica el estudio de la marca, la identificación de su público objetivo, la concepción del evento y la coordinación de los aspectos técnicos antes de su puesta en marcha[1].

En la actualidad, el sector de los eventos incluye acontecimientos de todos los tamaños, desde las Olimpiadas hasta los desayunos de trabajo. Muchas industrias, celebridades, organizaciones benéficas y grupos de interés celebran eventos para comercializar su marca, establecer relaciones comerciales, recaudar fondos o celebrar logros.

Tareas del gestor de eventos

Controlador del evento, la parte superior de la cadena del evento, a menos que haya problemas graves como disturbios, clima adverso o algo peor. En estas situaciones, las autoridades, con la ayuda del controlador del evento, se harán cargo. Dado el enorme número de tareas y operaciones, desde la planificación hasta la ejecución, puede resultar estresante planificar cualquier tipo de evento, sobre todo a gran escala, al que asisten miles de personas y del que se espera un día sin complicaciones.

El buen funcionamiento de los eventos requiere experiencia y conocimiento de la industria de los eventos, junto con la diligencia y la pericia que conlleva la capacidad de conocer y trabajar con cada uno de los elementos de un evento. El controlador del evento debe estar al tanto de todo lo que ocurre en el lugar en todo momento. Es su papel y su responsabilidad en caso de que algo vaya mal, por lo que es un componente vital en cada evento. Se trata de una función estresante y no apta para todo el mundo.

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El controlador del evento estará involucrado en todo, desde la logística, la producción del evento, el marketing del evento, la gestión, las comunicaciones, la gestión de artistas, el tráfico, las autoridades y, por supuesto, la gestión de crisis. Y esto es sólo un breve resumen del trabajo del controlador de eventos. Coordinará y supervisará todos los elementos del evento con profesionalidad en todo momento y mantendrá la cabeza fría en caso de que se produzca un problema que deba tratarse de forma inmediata y profesional.