Contenidos
Fases del evento
Sí, ha leído bien. Sin un plan bien pensado para la planificación de eventos, se arriesga a la desorganización, al caos y a no cumplir los objetivos del evento. Seguir una fórmula para su negocio de planificación de eventos o para un evento único le garantizará el éxito.
Dependiendo del tipo de evento que esté planificando, es posible que tenga que realizar algunas investigaciones antes de empezar. Algunas empresas de planificación de eventos se saltan este paso crucial y puede significar un desastre para el éxito del evento.
Durante el proceso de investigación, deberá entrevistar a la persona o al equipo responsable de organizar el evento. Averigüe exactamente cuáles son sus objetivos: recaudar dinero, formar, establecer contactos con otros profesionales, compartir nuevas ideas, etc.
Una vez completada la investigación, puedes documentar las metas y los objetivos del evento. Las metas y los objetivos deben ser claros y precisos, de modo que puedas utilizarlos para medir el éxito de tu evento más adelante. Esta lista también puede servirle de guía al iniciar las principales fases de planificación del evento.
Ciclo de vida del evento
En su mayor parte, la computación basada en la nube se ha abierto paso en casi todas las empresas de alguna forma. La mayoría de los profesionales del marketing probablemente utilicen un servicio basado en la nube en su trabajo todos los días, ya sea para el almacenamiento, la comunicación, la videoconferencia o el inicio de sesión en el servidor de su empresa.
Los eventos empresariales se están convirtiendo rápidamente en una estrategia de marketing muy popular para las marcas que buscan impulsar su negocio, gracias a las ventajas que ofrece la interacción cara a cara. No será fácil causar sensación en el sector, pero si dedica horas a la planificación de su evento, podrá asegurarse de que el gran día salga bien.
Cuando se trata de un evento de marketing de éxito, el dicho “no prepararse es prepararse para fracasar” nunca ha sido más pertinente, y tanto si se trata de una tienda pop-up individual como de una gran exposición del sector, la planificación es la clave a la hora de despertar el interés.
No subestimes el poder de las redes sociales, tanto si publicas en directo como si programas las actualizaciones con antelación. Herramientas como Sprout Social y Hootsuite te ayudarán a programar las actualizaciones durante el evento, de modo que puedas asegurarte de que tu público, así como los no asistentes, estén al día en todo momento. Publicar actualizaciones de su ubicación y de los horarios de la exposición es una gran manera de garantizar que los clientes potenciales puedan encontrarle con facilidad, haciendo que el proceso sea lo menos complicado posible para ellos. No se olvide de etiquetar a otros asistentes en sus publicaciones y de utilizar hashtags relacionados con el evento para aumentar la exposición.
Objetivos del evento
Es el proceso de planificación de todos los detalles y la logística de un evento. Ese evento puede variar en tamaño, complejidad y propósito. Pueden ser presenciales, virtuales o híbridos. La gestión de un evento requiere una gran cantidad de tiempo y esfuerzo e implica la comunicación con múltiples equipos y proveedores. La planificación de eventos abarca tareas en todas las etapas del ciclo del evento, como el marketing del evento, los patrocinadores del evento, la contratación del lugar de celebración, la creación de la marca del evento, la creación de un sitio web del evento, etc.
La gente tiende a llamar a la planificación de eventos con muchos nombres diferentes. Algunos planificadores de eventos se denominan asistentes administrativos, otros coordinadores de eventos y otros gestores de eventos. ¿Qué tienen en común todos estos títulos? Que las personas participan en la planificación de un evento. Ya sean eventos internos o externos, grandes o pequeños, todos tienen que ser planificados.
La planificación de un evento virtual requiere tanto tiempo y dedicación como un evento presencial o híbrido. En los últimos meses, hemos tenido que ajustar los programas de eventos para incorporar estos nuevos tipos de eventos, lo que ha añadido una curva de aprendizaje para los planificadores mientras se familiarizan con la planificación de eventos virtuales. Hay muchos factores que hay que tener en cuenta a la hora de planificar un evento virtual. ¿Se trasladará bien este contenido a un entorno virtual? ¿Están mis ponentes preparados para hablar virtualmente? ¿Cómo voy a ofrecer a mis patrocinadores el mismo valor que recibirían en mi evento presencial? ¿Cuánto deberían durar mis sesiones? Y, por último, ¿qué tecnología debemos utilizar para apoyar este evento? La planificación de un evento virtual es más fácil con la tecnología, o el uso de una plataforma de eventos virtuales como el Virtual Attendee Hub. Con la tecnología para eventos virtuales, puede planificar de forma más inteligente.
Cómo organizar un evento
Seguro que has oído a los organizadores de eventos utilizar esta frase, o puede que tú también la hayas utilizado. Irónicamente, la mayoría de la gente no lo dice por frustración, sino como una afirmación de que están trabajando de más para asegurarse de que el evento que están organizando sea un éxito.
Y ahí es donde empezamos; hay un extraño sentido de orgullo en correr y trabajar horas extras en la industria de la planificación de eventos. Todos queremos estar ocupados para demostrar que somos productivos y valiosos. La verdad, sin embargo, es que esto es un signo de una industria desorganizada.
Cada industria tiene sus mejores prácticas, y la planificación de eventos no es una excepción. Durante demasiado tiempo, los interesados en este campo han confiado en el ensayo y error. Podemos culpar en parte a la falta de una metodología definitiva de planificación de eventos.
La mayoría de las personas se lanzan directamente a reservar un lugar o un orador o a conseguir fondos incluso antes de decidir completamente lo que el evento pretende conseguir. Como demostraremos, ésta es la forma normal, pero no la correcta, de planificar un evento.