Contenidos
Fases del evento
– Las tres fases del marketing de eventos. Cuando se trata de la comercialización de eventos, es importante reconocer que hay tres etapas clave: antes del evento, durante el evento y después del evento. Puede ser fácil entrar directamente en el marketing de eventos pensando que todo consiste en conseguir que la gente asista y centrarse en la venta de entradas. Antes del evento, las tareas clave que debe abordar su plan de marketing para eventos son dar a conocer el evento a su público, conseguir que éste se entusiasme lo suficiente como para inscribirse en el evento y contárselo a otros, y mantener a su público informado sobre el evento para que siga entusiasmado y acuda el día. Hay muchas cosas que puedes hacer en esta etapa para ir detrás de las escenas de la preparación de tu evento. Compartir imágenes de todo lo que se está preparando. A menudo hay muchas personas involucradas en un evento, quizás algunos patrocinadores y otros socios, pero ciertamente los oradores pueden aportar y compartir su mensaje. Aunque el día del evento en sí puede sentirse más…
Lista de control para la planificación de eventos
Hemos visto muchos eventos de organizaciones a lo largo de los años. Y aunque no podemos identificar todos los detalles en los que tendrá que pensar (a menudo depende del tipo de evento), tenemos una serie de buenas prácticas que puede seguir.
Además, para asegurarnos de que nada se nos escapa, hemos preparado esta lista de comprobación gratuita y fácil de usar para la planificación de su evento. Si está organizando un evento virtual, lo tenemos cubierto. Aquí está nuestra lista de control descargable para eventos virtuales.
Coordina estos elementos con las metas y los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo), así como con un calendario. Para identificar su calendario, le recomendamos que trabaje hacia atrás desde la fecha de su evento (¡un calendario de trabajo hacia atrás!).
El plan del evento le ayudará a mantener el rumbo y le servirá de estrella polar mientras se prepara para el día del evento. Independientemente del tamaño de su evento, un buen plan cubre los mismos componentes esenciales, que trataremos en la siguiente sección.
Y lo que es mejor, piensa en lo que ocurre si alcanzas, superas o no alcanzas tu objetivo. ¿En qué momento se cierra el negocio? ¿En qué momento se puede hacer algo más emocionante la próxima vez? Entender a dónde vas sólo te ayudará a llegar más rápido.
Plantilla de planificación de eventos
Sí, ha leído bien. Sin un plan bien pensado para la planificación de eventos, se arriesga a la desorganización, al caos y a no cumplir los objetivos del evento. Seguir una fórmula para su negocio de planificación de eventos o para un evento único le garantizará el éxito.
Dependiendo del tipo de evento que esté planificando, es posible que tenga que realizar algunas investigaciones antes de empezar. Algunas empresas de planificación de eventos se saltan este paso crucial y puede significar un desastre para el éxito del evento.
Durante el proceso de investigación, deberá entrevistar a la persona o al equipo responsable de organizar el evento. Averigüe exactamente cuáles son sus objetivos: recaudar dinero, formar, establecer contactos con otros profesionales, compartir nuevas ideas, etc.
Una vez completada la investigación, puedes documentar las metas y los objetivos del evento. Las metas y los objetivos deben ser claros y precisos, de modo que puedas utilizarlos para medir el éxito de tu evento más adelante. Esta lista también puede servirle de guía al iniciar las principales fases de planificación del acto.
Cómo organizar un evento
Puede planificar la conferencia perfecta, con los ponentes más increíbles, el mejor lugar y el programa más atractivo, pero sin un plan de marketing detallado para dar a conocer el evento y crear expectación, todo podría fracasar.
La primera fase de la comercialización de su conferencia consiste en tres cosas: crear expectación, recopilar información y emitir un anuncio para generar expectación en torno a su evento. Lo que quieres es que la gente hable, así que presta atención a tus cuentas en las redes sociales, a la audiencia de tu blog y a tu lista de correo electrónico durante este tiempo. Su objetivo debe ser hacer llegar su mensaje al mayor número posible de asistentes potenciales.
Dado que no va a vender entradas en este momento, es el momento perfecto para crear expectación por su lanzamiento. Ahora es el momento de hacer que la gente se entusiasme con el lugar donde se celebrará la conferencia y con lo que se ofrecerá una vez que lleguen. También es un buen momento para insinuar la presencia de ponentes de renombre que se presentarán en el evento y hacer que la gente se anime a asistir.