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Tipos de eventos
Es el proceso de planificación de todos los detalles y la logística de un evento. Ese evento puede variar en tamaño, complejidad y propósito. Pueden ser presenciales, virtuales o híbridos. La gestión de un evento requiere una gran cantidad de tiempo y esfuerzo y supone la comunicación con múltiples equipos y proveedores. La planificación de eventos abarca tareas en todas las etapas del ciclo del evento, como el marketing del evento, los patrocinadores del evento, la contratación del lugar de celebración, la creación de la marca del evento, la creación de un sitio web del evento, etc.
La gente tiende a llamar a la planificación de eventos con muchos nombres diferentes. Algunos planificadores de eventos se denominan asistentes administrativos, otros coordinadores de eventos y otros gestores de eventos. ¿Qué tienen en común todos estos títulos? Que las personas participan en la planificación de un evento. Ya sean eventos internos o externos, grandes o pequeños, todos tienen que ser planificados.
La planificación de un evento virtual requiere tanto tiempo y dedicación como un evento presencial o híbrido. En los últimos meses, hemos tenido que ajustar los programas de eventos para incorporar estos nuevos tipos de eventos, lo que ha añadido una curva de aprendizaje para los planificadores mientras se familiarizan con la planificación de eventos virtuales. Hay muchos factores que hay que tener en cuenta a la hora de planificar un evento virtual. ¿Se trasladará bien este contenido a un entorno virtual? ¿Están mis ponentes preparados para hablar virtualmente? ¿Cómo voy a ofrecer a mis patrocinadores el mismo valor que recibirían en mi evento presencial? ¿Cuánto deberían durar mis sesiones? Y, por último, ¿qué tecnología debemos utilizar para apoyar este evento? La planificación de un evento virtual es más fácil con la tecnología, o el uso de una plataforma de eventos virtuales como el Virtual Attendee Hub. Con la tecnología para eventos virtuales, puede planificar de forma más inteligente.
Cómo organizar un evento
Hemos visto muchos eventos de organizaciones a lo largo de los años. Y aunque no podemos identificar todos los detalles en los que tendrás que pensar (a menudo depende del tipo de evento), tenemos una serie de buenas prácticas que puedes seguir.
Además, para asegurarnos de que nada se nos escapa, hemos preparado esta lista de comprobación gratuita y fácil de usar para la planificación de su evento. Si está organizando un evento virtual, lo tenemos cubierto. Aquí está nuestra lista de control descargable para eventos virtuales.
Coordina estos elementos con las metas y los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo), así como con un calendario. Para identificar el calendario, te recomendamos que trabajes hacia atrás desde la fecha del evento (¡un calendario de trabajo posterior!).
El plan del evento le ayudará a mantener el rumbo y le servirá de estrella polar mientras se prepara para el día del evento. Independientemente del tamaño de su evento, un buen plan cubre los mismos componentes esenciales, que trataremos en la siguiente sección.
Y lo que es mejor, piensa en lo que ocurre si alcanzas, superas o no alcanzas tu objetivo. ¿En qué momento se cierra el negocio? ¿En qué momento se puede hacer algo más emocionante la próxima vez? Entender a dónde vas sólo te ayudará a llegar más rápido.
Qué es la gestión de eventos
La mejora de la producción de eventos tiene lugar durante las etapas de planificación, ejecución y post-eventos. Para destacar entre sus competidores, es esencial crear un evento valioso que pueda ofrecer una experiencia única al público.
En este artículo, le guiaremos a fondo sobre cómo puede hacer que la experiencia del evento sea memorable y significativa, ofreciéndole consejos útiles y recomendaciones perspicaces, que también pueden ayudar a aumentar los beneficios.
La producción de eventos se ocupa de la coordinación logística antes, durante y después de la celebración de un evento. Implica contar con el personal adecuado para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas. También puede incluir a los clientes durante el proceso de producción del evento, tanto como quieran.
La planificación cuidadosa es crucial para un evento bien ejecutado. Un equipo de producción de eventos ayuda a coordinar todo, desde el diseño hasta la comida y el programa. Su objetivo es mejorar la presencia en vivo y en directo de un evento para ofrecer una experiencia memorable y significativa a los asistentes. Intenta captar y mantener la atención del público mediante técnicas audiovisuales, tecnología de iluminación y presentadores únicos.
Ciclo de vida del evento
Los eventos deportivos generan un impacto social muy atractivo, ya que despiertan un gran interés entre el público en general y repercuten en un buen número de destinatarios.Sin embargo, la organización de eventos deportivos es una tarea compleja y polifacética. Por ello, entran en juego conocimientos de gestión de proyectos, protocolo, marketing, recursos humanos y finanzas. ¿Estás preparado para saber más? Fases de la organización de un evento deportivoHay tres fases fundamentales que hay que gestionar y cuidar durante la organización de cualquier tipo de evento deportivo. La fase de planificación previaEs esencial tener en cuenta los objetivos y el tipo de evento. Desde el principio, hay que especificar la estrategia y la estructura fundamental:
2. La fase operativa: el desarrolloLa suerte está echada: la clave del éxito está en la fase de planificación estratégica previa antes mencionada. En el momento de la verdad, cuando se produce el acontecimiento, es necesario un gran esfuerzo de organización y, sobre todo, de supervisión, validación y reacción. Es conveniente comprobar que todo funciona a la perfección y tomar las medidas necesarias para solucionar cualquier problema.