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Responsabilidades del comité organizador
Un modelo de planificador de eventos para la gestión de conferencias y eventosEquipos organizadoresNinguna conferencia o evento puede gestionarse de la misma manera. Los planificadores de eventos con éxito establecen un comité organizador y delegan responsabilidades. Esta guía puede adaptarse a sus propias necesidades de gestión de eventos y detalla las funciones y responsabilidades típicas de los miembros del comité/equipo y de la dirección, que pueden proceder de dentro o de fuera de su organización.
Por otra parte, en una empresa más pequeña, algunos miembros del personal podrían duplicar las tareas que se indican a continuación.Los distintos equipos para la asignación de tareasDirector del eventoEquipo de planificaciónEquipo de presentaciónEquipo de publicación/sitio webEquipo de producción
Estructura del comité organizador de un evento
Tanto si se trata de organizar una pequeña reunión como de organizar una gran conferencia, la planificación de un evento es una tarea ingente. Todo evento, por sencillo o complejo que sea, requiere una planificación y una organización detalladas. Desde el establecimiento de un presupuesto preciso hasta la promoción de su evento, hay una serie de componentes que debe empezar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo menos estresante posible.
Aunque no hay dos eventos iguales, y cada uno de ellos tiene objetivos, presupuestos y audiencias diferentes, hay varios pasos que puede dar para poner en marcha el proceso de planificación, mantener el rumbo y maximizar el éxito de su evento.
¿Impulsar nuevas ventas? ¿Apoyar el lanzamiento de un producto? ¿Aumentar el conocimiento de la marca? ¿O tal vez tenga una combinación de varios objetivos? Determine qué es lo que quiere conseguir y cómo le ayudará este evento a conseguirlo.
Una vez establecidos sus objetivos y metas, puede crear un alcance preliminar del evento. Su alcance debe ofrecer detalles clave y señalar cómo logrará sus objetivos esbozados. Aunque no es algo inamovible, debe exponer los detalles preliminares del evento, entre los que se incluyen
Tipos de comités en un evento
mof_content/internet/19ª Conferencia de Ministros de Educación de la Commonwealth/Gobierno/Acerca de nosotros/Comité Local de Coordinación y Comité Local de Organización/Comité Local de Coordinación y Comité Local de Organización
Para garantizar que se aprovechan al máximo los conocimientos de este grupo tan diverso, se han creado varios subcomités para hacer avanzar los trabajos de la Conferencia. A cada comité se le proporcionó un mandato para orientar su actuación antes y durante la 19CCEM.
mof_content/internet/19th Conference of Commonwealth Education Ministers/Government/About Us/Local Core Coordinating Committee and Local Organizing Committee/Local Core Coordinating Committee and Local Organizing Committee
mof_content/internet/19ª Conferencia de Ministros de Educación de la Commonwealth/Gobierno/Acerca de nosotros/Comité de Coordinación del Núcleo Local y Comité de Organización Local/Comité de Coordinación del Núcleo Local y Comité de Organización Local
Comité de logística en eventos
No importa si son antiguos y atemporales o modernos y cursis, el sentimiento de estos refranes es cierto. Un gran equipo marca definitivamente la diferencia. Esto es especialmente cierto cuando se planifica un evento. Es casi imposible que una sola persona pueda llevar a cabo un evento por sí sola. Se necesita un equipo en el que se pueda confiar.
Sin embargo, todos hemos trabajado con equipos que no eran tan buenos. Ya sabes, equipos en los que unas pocas personas llevan la mayor parte de la carga o una persona no colabora. Comités en los que las personas se pelean y discuten. No hay lugar para eso en la planificación de eventos. La piedra angular del éxito de un evento es un equipo de planificación de eventos de ensueño en el que todos tienen un papel que desempeñar y contribuyen con entusiasmo al éxito del evento.
Es imposible organizar un evento en solitario. Incluso si tuvieras el ancho de banda para todo, que probablemente no lo tengas, también hay una gran variedad de habilidades necesarias. No puedes estar en varios sitios a la vez. Escatimar en planificadores de eventos significa que el evento también escatimará en otros aspectos. Es sencillamente imposible que una sola persona se ocupe de los VIP, de dar la bienvenida a los invitados y de coordinar la comida y las actividades al mismo tiempo. Por eso es tan importante contar con un equipo.