Contenidos
Tipos de comités en un evento
No importa si son antiguos y atemporales o modernos y cursis, el sentimiento de estos refranes es cierto. Un gran equipo marca definitivamente la diferencia. Esto es especialmente cierto cuando se planifica un evento. Es casi imposible que una sola persona pueda llevar a cabo un evento por sí sola. Se necesita un equipo en el que se pueda confiar.
Sin embargo, todos hemos trabajado con equipos que no eran tan buenos. Ya sabes, equipos en los que unas pocas personas llevan la mayor parte de la carga o una persona no colabora. Comités en los que las personas se pelean y discuten. Eso no tiene cabida en la planificación de eventos. La piedra angular del éxito de un evento es un equipo de planificación de eventos de ensueño en el que todos tienen un papel que desempeñar y contribuyen con entusiasmo al éxito del evento.
Es imposible organizar un evento en solitario. Incluso si tuvieras el ancho de banda para todo, que probablemente no lo tengas, también hay una gran variedad de habilidades necesarias. No puedes estar en varios sitios a la vez. Escatimar en planificadores de eventos significa que el evento también escatimará en otros aspectos. Es sencillamente imposible que una sola persona se ocupe de los VIP, de dar la bienvenida a los invitados y de coordinar la comida y las actividades al mismo tiempo. Por eso es tan importante contar con un equipo.
Ejemplo de comité organizador
Establecer un comité organizador de conferencias es una de las primeras tareas de todo organizador de conferencias. En el caso de un evento académico o de investigación pequeño y sencillo, el comité organizador de una conferencia puede estar formado por sólo dos o tres personas. Sin embargo, las conferencias más grandes suelen estar organizadas por un equipo de personas con funciones y responsabilidades específicas. Y para que el evento sea un éxito, habrá que definir claramente las funciones y responsabilidades de cada miembro del comité organizador de la conferencia.
Pero antes, una breve nota sobre la diversidad en su comité. Asegúrese de que el comité de la conferencia refleje la diversidad de su campo con una representación de género, nivel profesional, origen étnico y ubicación geográfica.
El presidente general toma todas las decisiones finales relativas a la conferencia, incluido el reparto de funciones y responsabilidades. A menudo es responsable de seleccionar el lugar de celebración de la conferencia. Como a la mayoría de los miembros del comité organizador de una conferencia no se les paga por estar allí (y tienen trabajos muy ocupados a tiempo completo), es importante que el presidente pueda inspirarles desde lo más alto. Por tanto, el presidente debe ser capaz de definir claramente los objetivos y de poner de relieve que todos tienen un interés en el éxito de la conferencia.
Estructura del comité organizador de un evento
Descripción de la finalidad del comité: Es responsable del desarrollo y la gestión general de la Conferencia y Expo, incluyendo la contratación de expositores y patrocinadores, y la promoción del evento. El Comité de la Conferencia y Exposición trabaja conjuntamente con el Comité de Programas y Educación para desarrollar los seminarios de la conferencia.
El programa es el corazón del evento. El contenido del programa permitirá alcanzar los objetivos del evento y comunicar el tema. Un programa puede centrarse en una actuación, o puede incorporar muchas actuaciones y presentaciones de medios diferentes.
El comité del programa sugerirá los componentes que se utilizarán en el programa y los determinará el comité del evento. Es tarea del comité del programa identificar y asegurar lo que se necesita.
Identificar lo que se necesitará para apoyar los objetivos y el tema de su evento es fundamental para el éxito del mismo. La mayoría de las organizaciones tienen un presupuesto para el evento. Su evento puede necesitar sólo esta cantidad o puede identificar la necesidad de más dinero.
Qué es el comité de eventos
Este documento es un borrador que explica el alcance y las responsabilidades de los comités organizadores designados para un evento especial o una actividad especial de recaudación de fondos, como la fiesta de Navidad o la celebración del Año Nuevo de Sri Lanka.
No contiene todas las actividades posibles y debe utilizarse como un documento que proporciona una dirección y orientación generales. Las listas detalladas de actividades incluidas en este documento pueden modificarse según lo requieran los subcomités o los comités ejecutivos designados para el año.
El Comité Ejecutivo deberá nombrar un comité organizador con suficiente antelación para que éste tenga tiempo suficiente para organizar el evento. Esto incluye la reserva de salas y la concertación de citas con los invitados.
Tras la creación de un comité organizador, los miembros del mismo se reunirán con el Comité Ejecutivo y aclararán su función. Se puede redactar un plan de alto nivel para el evento y discutirlo con el comité ejecutivo para su aprobación. Una vez aprobado, los comités organizadores pueden organizar las actividades por su cuenta para cumplir estos objetivos. El comité ejecutivo puede mantener bajo su control algunos de los puntos especiales de un programa y se lo comunicará al comité organizador al comienzo de su trabajo. La información sobre estas actividades deberá transmitirse a los miembros/comité ejecutivo según corresponda.