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Gestión de la seguridad en eventos
También se conoce como protocolo a las normas que definen el comportamiento adecuado en un acto social de cierta formalidad. De este modo, el protocolo se asocia a lo que se conoce como etiqueta: usos y costumbres que deben guardarse en los actos públicos. Por ejemplo: formas de vestir, buenos modales, saludar con reverencia a una autoridad, respetar la puntualidad, etc.
En la organización de eventos, el protocolo es una herramienta de comunicación fundamental para conseguir el éxito del propio evento. Ya que cuidar la imagen y los valores a transmitir es fundamental para diferenciarse de la competencia y adquirir el valor comercial deseado en la realización del evento.
Los eventos empresariales pueden tener diferentes objetivos y formatos. Sin embargo, y a pesar de las diferencias, todos tienen una característica común, necesitan un protocolo. La tipología del evento marcará el protocolo a seguir.
A la hora de organizar un evento, la primera regla básica es decidir el motivo del evento que queremos organizar. Una vez definido el sentido y el objetivo del evento y para qué queremos realizarlo, en esta primera fase debemos tener en cuenta las siguientes acciones:
Plan de seguridad para eventos pdf
El propósito de esta guía es ayudar a los planificadores de eventos a entender la obligación y el compromiso del Colegio de tener en cuenta las necesidades de las personas con discapacidad en relación con los eventos patrocinados por el Colegio. El Teachers College se compromete a facilitar la participación equitativa de las personas con discapacidad a través de la provisión de ajustes razonables en todos sus programas académicos y eventos especiales, incluyendo conferencias, reuniones, charlas y otras actividades. Un enfoque de sentido común debe guiar a los planificadores de eventos. El objetivo es facilitar la participación de las personas con discapacidad. Aunque la respuesta a todas las preguntas y situaciones no sea sencilla, la clave es ser respetuoso, receptivo y flexible.
La obligación del Colegio de tener en cuenta las necesidades de los participantes con discapacidades se extiende a cualquier evento patrocinado por el Colegio de Profesores, tanto si se celebra dentro como fuera de las instalaciones y tanto si se invita al público como si no. En muy pocas circunstancias, como una función social privada o una reunión sólo para empleados en la que se conoce a los participantes y no se espera que se requieran adaptaciones, puede no ser necesario planificar las necesidades de los participantes con discapacidades.
Describir las medidas que deben tomarse para minimizar los riesgos cuando se trabaja en un lugar externo
Cuando se organiza un evento, hay que tomar muchas decisiones, pero elegir el lugar de celebración y la ubicación adecuados es la decisión que más repercutirá en el evento. Todo, desde la fecha del evento, la alineación de los ponentes, las opciones de catering y la experiencia de los asistentes, depende del lugar del evento y de la ubicación que elija.
Reserve un lugar con al menos 8 meses de antelación, de modo que tenga tiempo suficiente para planificar otras cosas fundamentales, como la contratación de grandes ponentes, la creación de un programa y un sitio web para el evento, el inicio de la venta de entradas, la relación con los asistentes, etc.
Probablemente ya haya pensado en esto. Si se trata de un evento local, puede buscar un lugar que esté a una distancia razonable de los hogares o lugares de trabajo de la mayoría de los asistentes. Si muchos de los asistentes van a viajar desde fuera de la ciudad, un lugar cercano al aeropuerto o a sus hoteles será beneficioso. En cualquier caso, no olvide tener en cuenta las opciones de tráfico, transporte y aparcamiento.
Si quiere reducir la posibilidad de que sus asistentes lleguen tarde, proporcióneles una aplicación móvil para eventos, que es esencialmente un estándar hoy en día. Con los mapas, las indicaciones para llegar en coche y la información sobre el aparcamiento y el transporte al alcance de la mano, los asistentes se sentirán seguros y confiados al llegar al evento. Si el lugar de celebración se encuentra dentro de un gran campus o instituto, la utilización de mapas con ubicaciones fijas puede ser de gran ayuda. En el caso de eventos con exposiciones, pósteres o sesiones paralelas, los mapas interiores interactivos ayudarán a los asistentes a orientarse cómodamente.
¿Qué debería haber hecho el director del evento para garantizar la seguridad de los participantes?
Por mucho que deseemos que todo salga bien, las cosas nunca suceden exactamente como uno se las imagina y los accidentes ocurren. Merece la pena conocer los riesgos, hacer planes y estar preparado para afrontarlos ese día.
Contar con la cobertura de seguro adecuada para su evento es algo obvio. Sin embargo, se trata de un área especializada, por lo que asesorarse con un corredor o consultor de riesgos bien informado puede acabar ahorrando dinero y tiempo a largo plazo. Sin embargo, incluso con el seguro adecuado, hay que poner de su parte para reducir y gestionar el riesgo de su evento.
Cada evento tiene sus propios matices y, dependiendo del lugar, el tipo y el tamaño, tendrá que tener en cuenta una serie de riesgos diferentes. Sin embargo, hay algunas áreas que todo planificador de eventos debe tener en cuenta como punto de partida.
Así que… piense en el próximo evento que está planificando, tómese 15 minutos para leer lo que debería tener en cuenta y reserve tiempo para una sesión de planificación de la seguridad con su equipo. Una vez que empiece, es muy probable que su equipo identifique toda una serie de peligros y formas de gestionarlos.