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Ideas para eventos comunitarios
En cuestión de días, los eventos en directo y las conferencias que se habían planificado con meses de antelación se pospusieron o cancelaron de repente. Los eventos virtuales se convirtieron en la nueva normalidad, y tuvimos que aprender a crear programas eficaces. Navegamos a través de la tormenta y aprendimos muchas lecciones en el camino. Una de las lecciones más importantes que aprendió el sector de los eventos fue que, aunque los eventos virtuales tienen ciertamente sus ventajas, los eventos presenciales siempre serán una parte importante de cualquier programa de eventos sólido.
Ahora, es el momento de pensar en un tipo diferente de evento: los eventos híbridos. Habrá situaciones, como esta pandemia mundial, en las que un evento virtual sea la única opción. También habrá situaciones en las que un evento presencial será la forma más eficaz de captar clientes potenciales y atraer a su público. Los eventos híbridos, o eventos que combinan experiencias presenciales y virtuales, serán una parte esencial de la nueva normalidad en la industria de los eventos.
La creación de un evento híbrido exitoso requiere planificación y lluvia de ideas. ¿Organiza usted un evento interno o externo? ¿Dispone de las herramientas necesarias para comercializar y promocionar su evento híbrido con eficacia? ¿Qué espera que obtengan los asistentes de este evento? Las respuestas a estas y otras preguntas le ayudarán a empezar a crear su programa de eventos híbridos.
Lista de control para la planificación de eventos
Tanto si se trata de organizar una pequeña reunión como de organizar una gran conferencia, la planificación de un evento es una tarea ingente. Todo evento, por sencillo o complejo que sea, requiere una planificación y organización detalladas. Desde el establecimiento de un presupuesto preciso hasta la promoción de su evento, hay una serie de componentes que debe empezar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo menos estresante posible.
Aunque no hay dos eventos iguales, y cada uno de ellos tiene objetivos, presupuestos y audiencias diferentes, hay varios pasos que puede dar para poner en marcha el proceso de planificación, mantener el rumbo y maximizar el éxito de su evento.
¿Impulsar nuevas ventas? ¿Apoyar el lanzamiento de un producto? ¿Aumentar el conocimiento de la marca? ¿O tal vez tenga una combinación de varios objetivos? Determine qué quiere conseguir y cómo le ayudará este evento a conseguirlo.
Una vez establecidos sus objetivos y metas, puede crear un alcance preliminar del evento. Su alcance debe ofrecer detalles clave y señalar cómo logrará sus objetivos esbozados. Aunque no es algo inamovible, debe exponer los detalles preliminares del evento, entre los que se incluyen
Proveedor del lugar de celebración
Si alguna vez has organizado un evento, sabrás que no todo sale según lo previsto y que tienes que enfrentarte a varios retos. Cuando organizaba mi primer evento, me hablaron de la divertida regla de la cara de pato. Esta regla dice que por fuera debes parecer tranquilo y pacífico. Pero en realidad estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debe enterarse de eso. A día de hoy, sigo creyendo que esta es la regla más valiosa.
Parece bastante obvio, pero merece la pena tener un enfoque crítico sobre esta cuestión. Formule su objetivo de la manera más específica posible: ¿quiere transmitir conocimientos a los participantes; expresar su gratitud a los socios; recaudar fondos para un proyecto u ofrecer a los invitados un placer estético? De la respuesta dependerá el formato del acto: su concepto, el horario y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, la disposición de la sala, el catering y el sonido.
Intenta no estancarte en los formatos tradicionales. Echa un vistazo a las “desconferencias”, PechaKucha, el formato TED, los brunchs temáticos, los eventos online, los eventos al aire libre. Lo que cuenta es que tu formato ayude a conseguir el objetivo del evento.
Cómo organizar un evento
Cuando se organiza un evento, hay que tomar muchas decisiones, pero la elección del lugar de celebración y la ubicación correctas es la decisión que más repercutirá en el evento. Todo, desde la fecha del evento, la alineación de los ponentes, las opciones de catering y la experiencia de los asistentes, depende del lugar del evento y de la ubicación que elija.
Reserve un lugar con al menos 8 meses de antelación para que tenga tiempo suficiente para planificar otras cosas fundamentales, como la contratación de grandes ponentes, la creación de un programa y un sitio web para el evento, el inicio de la venta de entradas, el compromiso con los asistentes, etc.
Probablemente ya haya pensado en esto. Si se trata de un evento local, puede buscar un lugar que esté a una distancia razonable de los hogares o lugares de trabajo de la mayoría de los asistentes. Si muchos de los asistentes viajan desde fuera de la ciudad, un lugar cercano al aeropuerto o a sus hoteles será beneficioso. En cualquier caso, no olvide tener en cuenta las opciones de tráfico, transporte y aparcamiento.
Si quiere reducir la posibilidad de que sus asistentes lleguen tarde, proporcióneles una aplicación móvil para eventos, que es esencialmente un estándar hoy en día. Con los mapas, las indicaciones para llegar en coche y la información sobre el aparcamiento y el transporte al alcance de la mano, los asistentes se sentirán seguros y confiados al llegar al evento. Si el lugar de celebración se encuentra dentro de un gran campus o instituto, la utilización de mapas con ubicaciones fijas puede ser de gran ayuda. En el caso de eventos con exposiciones, pósteres o sesiones paralelas, los mapas interiores interactivos ayudarán a los asistentes a orientarse cómodamente.