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Proveedor de espacios
Tanto si se trata de organizar una pequeña reunión como de organizar una gran conferencia, la planificación de eventos es una tarea ingente. Todo evento, por sencillo o complejo que sea, requiere una planificación y organización detalladas. Desde el establecimiento de un presupuesto preciso hasta la promoción de su evento, hay una serie de componentes que debe empezar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo menos estresante posible.
Aunque no hay dos eventos iguales, y cada uno de ellos tiene objetivos, presupuestos y audiencias diferentes, hay varios pasos que puede dar para poner en marcha el proceso de planificación, mantener el rumbo y maximizar el éxito de su evento.
¿Impulsar nuevas ventas? ¿Apoyar el lanzamiento de un producto? ¿Aumentar el conocimiento de la marca? ¿O tal vez tenga una combinación de varios objetivos? Determine qué es lo que quiere conseguir y cómo le ayudará este evento a conseguirlo.
Una vez establecidos sus objetivos y metas, puede crear un alcance preliminar del evento. Su alcance debe ofrecer detalles clave y señalar cómo logrará sus objetivos esbozados. Aunque no es algo inamovible, debe exponer los detalles preliminares del evento, entre los que se incluyen
Reunión de la exposición
¿Alguna vez has entrado en una reunión con la certeza de que conoces tu discurso ante tu cliente o tus compañeros, pero te has quedado descolocado cuando te preguntan si sabes distinguir tu RFP de tu PEO? ¿O tal vez su relación de aspecto con su CMP?
Hay una gran cantidad de vocabulario, jerga y acrónimos que los profesionales del sector utilizan y que pueden parecer otro idioma, pero si te familiarizas con estas palabras clave, podrás volver a la reunión con un aire renovado de confianza y hacer que tu discurso sea un éxito.
Hemos elaborado una lista exhaustiva de las palabras clave que todo organizador de reuniones y eventos debe conocer. Para ayudarle a entender lo que realmente significa y a aprender este “lenguaje” de abreviaturas y palabras clave, las hemos dividido en cinco categorías:
Durante los eventos de mayor envergadura, los planificadores de reuniones suelen organizar reuniones educativas más breves, conocidas como “sesiones simultáneas”, que se celebran al mismo tiempo, cada una de ellas centrada en un asunto o tema diferente. Los asistentes pueden elegir qué sesión, o tema, les interesa más.
Ideas para eventos comunitarios
El valor de la interacción cara a cara nunca desaparecerá, pero hay ocasiones en las que la vía virtual es una parte necesaria de su programa de eventos. Pero, ¿cómo convertir una conferencia de varios días, llena de oportunidades para establecer contactos, sesiones educativas y los conocimientos de los asistentes que generan en eventos virtuales?
Organizar un evento virtual requiere el mismo cuidado y atención que un evento presencial. En ambos casos, hay que elaborar una estrategia para promocionar el evento de forma eficaz, atraer a los asistentes, crear momentos memorables para ellos y demostrar el éxito del evento.
Lo único que falta es el lugar de celebración y los asistentes in situ. Pero, si piensa en los eventos virtuales no como pequeñas presentaciones puntuales o como un seminario web, sino como experiencias de valor añadido e impulsadas por el compromiso, puede crear un evento impactante que se extienda más allá de una pantalla de ordenador.
Cuando se trata de su programa total de eventos, los eventos virtuales pueden añadirse a la mezcla de eventos que usted organiza, eventos a los que asiste y sus eventos internos. Los eventos virtuales no sustituyen a otros tipos de eventos, sino que son un nuevo tipo para añadir y mejorar todo su programa. A continuación se presentan los cuatro tipos principales de eventos virtuales
Cómo organizar un evento
A la hora de organizar un evento, hay que tomar muchas decisiones, pero la elección del lugar de celebración y la ubicación correctas es la que más repercutirá en el evento. Todo, desde la fecha del evento, la alineación de los ponentes, las opciones de catering y la experiencia de los asistentes, depende del lugar del evento y de la ubicación que elija.
Reserve un lugar con al menos 8 meses de antelación, de modo que tenga tiempo suficiente para planificar otras cosas fundamentales, como la contratación de grandes ponentes, la creación de un programa y un sitio web para el evento, el inicio de la venta de entradas, la relación con los asistentes, etc.
Probablemente ya haya pensado en esto. Si se trata de un evento local, puede buscar un lugar que esté a una distancia razonable de los hogares o lugares de trabajo de la mayoría de los asistentes. Si muchos de los asistentes van a viajar desde fuera de la ciudad, un lugar cercano al aeropuerto o a sus hoteles será beneficioso. En cualquier caso, no olvide tener en cuenta las opciones de tráfico, transporte y aparcamiento.
Si quiere reducir la posibilidad de que sus asistentes lleguen tarde, proporcióneles una aplicación móvil para eventos, que es esencialmente un estándar hoy en día. Con los mapas, las indicaciones para llegar en coche y la información sobre el aparcamiento y el transporte al alcance de la mano, los asistentes se sentirán seguros y confiados al llegar al evento. Si el lugar de celebración se encuentra dentro de un gran campus o instituto, la utilización de mapas con ubicaciones fijas puede ser de gran ayuda. En el caso de eventos con exposiciones, pósteres o sesiones paralelas, los mapas interiores interactivos ayudarán a los asistentes a orientarse cómodamente.