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Gestión de eventos Itil
La gestión de eventos implica la supervisión de toda la logística previa y durante un evento, ya sea una conferencia, una boda o cualquier reunión organizada. Los gestores de eventos ejecutan los planes del evento gestionando el personal, las finanzas, las relaciones con los proveedores, etc.
En la profesión de organizador de eventos, los títulos de trabajo son tan diversos y numerosos como los servicios que se ofrecen, y a menudo puede ser difícil diferenciar unos de otros. Puede ser un reto a la hora de preparar un portafolio de planificación de eventos, de buscar trabajo o de trabajar con un cliente que no entienda correctamente su función y sus responsabilidades. Conozca más sobre lo que implica la gestión de eventos y si es adecuada para usted.
La gestión de eventos incluye una serie de funciones para la ejecución de eventos a gran escala, que pueden incluir conferencias, convenciones, conciertos, ferias comerciales, festivales y ceremonias. Implica ocuparse de la logística general del evento, trabajar con el personal y llevar a cabo la gestión del proyecto del evento en su conjunto.
Plantilla de planificación de eventos
Tanto si se trata de organizar una pequeña reunión como de organizar una gran conferencia, la planificación de eventos es una tarea ingente. Todo evento, por sencillo o complejo que sea, requiere una planificación y una organización detalladas. Desde el establecimiento de un presupuesto preciso hasta la promoción de su evento, hay una serie de componentes que debe empezar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo menos estresante posible.
Aunque no hay dos eventos iguales, y cada uno de ellos tiene objetivos, presupuestos y audiencias diferentes, hay varios pasos que puede dar para poner en marcha el proceso de planificación, mantener el rumbo y maximizar el éxito de su evento.
¿Impulsar nuevas ventas? ¿Apoyar el lanzamiento de un producto? ¿Aumentar el conocimiento de la marca? ¿O tal vez tenga una combinación de varios objetivos? Determine qué es lo que quiere conseguir y cómo le ayudará este evento a conseguirlo.
Una vez establecidos sus objetivos y metas, puede crear un alcance preliminar del evento. Su alcance debe ofrecer detalles clave y señalar cómo logrará sus objetivos esbozados. Aunque no es algo inamovible, debe exponer los detalles preliminares del evento, entre los que se incluyen
Lista de control para la planificación de eventos
Esta es una pregunta muy básica, pero que invita a la reflexión, que nos hacen constantemente: ¿qué es la planificación de eventos? Hemos consultado a nuestros expertos del sector para conocer sus puntos de vista y opiniones. He aquí cuatro de las respuestas más interesantes y sinceras que obtuvimos:
La planificación de un evento comienza con la determinación del objetivo que la organización patrocinadora quiere alcanzar. Los planificadores eligen a los ponentes, el entretenimiento y el contenido, y organizan el programa para presentar la información de la organización de la manera más eficaz. Los planificadores de reuniones se encargan de seleccionar los lugares de reunión, los posibles asistentes y la forma de llevarlos a la reunión.
La planificación de eventos es el energizante arte de coreografiar personas y actividades para crear un espectáculo que genere recuerdos para toda la vida. Diseñar y producir un evento, ya sea una reunión, un acto corporativo, una recaudación de fondos, una feria comercial o cualquier otro evento, es en muchos sentidos comparable a la dirección de un espectáculo en vivo. Además, para los amantes de los viajes, supone una oportunidad increíble de viajar a hoteles de lujo, a lugares nuevos e interesantes y de conocer a ponentes y asistentes de todo el mundo. Y todo ello disfrutando de un alto nivel de autonomía e independencia.
Tipos de eventos
Se comunican con los clientes para conocer sus necesidades específicas y ofrecer los mejores eventos, como ferias profesionales, educativas, tecnológicas y comerciales; festivales de cine, música, arte y cultura; y exposiciones.
Los organizadores de eventos desempeñan diversas funciones en función de las necesidades del cliente y de las tareas que les asigne la dirección; sin embargo, suelen desempeñar algunas o todas las funciones y responsabilidades que se muestran en el ejemplo de descripción del puesto que figura a continuación:
Por lo general, el requisito mínimo para esta función es tener un título de bachillerato. Sin embargo, un título universitario en gestión hotelera, hostelería, marketing, publicidad o en cualquier otro campo relevante o su equivalente supondrá una ventaja añadida sobre otros candidatos para conseguir ofertas competitivas.
Por lo general, no se necesitan programas de posgrado; todo lo que se necesita para progresar como organizador de eventos con éxito es la formación recibida a través de prácticas, tutorías, talleres internos y seminarios de formación externos.
Además, las personas interesadas en iniciar una carrera de organización de eventos encontrarán útil este artículo para conocer las funciones y responsabilidades de los organizadores de eventos, lo que les permitirá estar mejor preparados para el puesto.