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Protocolo en el trabajo
¿En qué orden hablarán los oradores y cuándo intervendrá la figura? ¿Dónde se sentarán exactamente los invitados, y cuál es la lógica de su decisión? ¿A qué hora has programado la fotografía de grupo? Dirigir un evento que implique situaciones protocolarias puede ser complicado, sobre todo si se trata de un territorio desconocido para ti.
Como señala María Teresa Otero Alvarado en su libro Protocolo y gestión de eventos, el protocolo se refiere a las normas y costumbres escritas que influyen en la configuración espacio-temporal y en el comportamiento de las personas durante determinados eventos.
Cuando se trata de invitados oficiales, como señala Judy Allen en su libro, los organizadores de eventos deben tomarse el tiempo necesario para explicar a los proveedores y a los miembros del personal por qué deben hacerse determinadas cosas. En otras palabras, si has invitado a personas de alto nivel, no hay más remedio que seguir las normas y hacerlo todo según las reglas.
Ministros, diputados, alcaldes, consejeros delegados, quizás incluso la realeza… un día acabarás recibiendo a importantes figuras de la autoridad en tus eventos. Obviamente, estas ocasiones especiales requerirán una preparación avanzada y meticulosa. Aparte de eso, hay muchas razones por las que necesita saber cómo gestionar las cuestiones de protocolo.
Planificación de eventos
La Oficina de Protocolo y Eventos, otra división de la Oficina de Asuntos Públicos, se encarga de coordinar los eventos en los que participan dignatarios que visitan el campus, como jefes de Estado, miembros del gabinete, líderes internacionales, celebridades y otros funcionarios públicos. Los eventos de esta magnitud suelen requerir la adopción de acuerdos específicos de protocolo y seguridad entre la universidad y otras entidades. Dependiendo de la naturaleza del evento, nuestra oficina asiste y asesora en: la coordinación del evento, la logística y la seguridad, el protocolo y las cuestiones culturales, las capacidades de transmisión por Internet y el diseño y la producción del concepto del programa.
Eventos de Axios
Desde las tradiciones y celebraciones del campus hasta las ceremonias pioneras y los encuentros intelectuales, producimos eventos únicos que apoyan y mejoran la reputación de excelencia de la UC San Diego en el marco de la etiqueta académica, empresarial y social.
Coordinamos y gestionamos más de 100 eventos cada año para miembros del campus y de la comunidad, ex alumnos, padres, donantes, dignatarios, funcionarios electos y medios de comunicación. Nos asociamos con usted para garantizar un evento memorable que satisfaga sus necesidades y objetivos. Podemos ayudarle en cada paso de la planificación y ejecución, desde el concepto, el diseño de las invitaciones y la etiqueta hasta la selección de proveedores y la elaboración del presupuesto.
Los eventos de información
¿Sabía que cada intervención en cada evento está definida por un protocolo? ¿Y que los protocolos tienen un gran impacto en el éxito de dicho evento? Como es posible que no estés muy familiarizado con la idea de protocolo, hemos pensado en dedicarle un post, hablando primero de lo que es antes de enumerar sus muchos beneficios y dándote consejos prácticos para que puedas implementar uno en tu próximo evento.
Los protocolos son el conjunto de normas que rigen el desarrollo de un evento. Aunque a menudo se asocian con ocasiones diplomáticas y políticas, cada vez son más comunes en conferencias y otros eventos similares. Los protocolos tienen muchas ventajas, ya que le ayudan a:
Ahora que ya sabe un poco más sobre los beneficios que pueden aportar los protocolos a su evento, pasamos a ver cómo puede aplicar estos conjuntos de normas en su evento, ya sea una reunión, una conferencia o una convención. Estas indicaciones están inspiradas en la experiencia de la revista Punto Mice.
Los protocolos y la planificación de eventos giran en torno al trabajo en equipo y al sentido de colaboración para crear algo brillante. Diferentes equipos trabajarán en el mismo evento, encajando su pieza -marketing, producción, comunicación, partes interesadas, etc. – en el rompecabezas final. Por lo tanto, todos los equipos deben estar en la misma página y atenerse a las mismas reglas.