Contenidos
Qué es un coordinador de eventos
Para crear un plan sólido y encargarse de todo, desde la elección de los proveedores hasta el establecimiento de los plazos, necesitará grandes habilidades de gestión. Con esto en mente, aquí están las habilidades y cualidades clave de la gestión de eventos que hay que trabajar para conseguir.
¿La cualidad número uno que comparten los coordinadores de eventos de éxito? El don de gentes. Hay que sentirse cómodo conectando con ejecutivos de alto nivel, funcionarios del gobierno, vendedores, compañeros de trabajo, representantes de patrocinadores, clientes, supervisores, proveedores, personal y asistentes al evento. Para trabajar con éxito con este amplio abanico de personas, tendrá que ser capaz de resolver conflictos con agilidad, ser un negociador seguro pero agradable y mantener el sentido del humor.
Las funciones y responsabilidades del organizador de eventos varían día a día. En un momento dado, harás de limpiador y al siguiente de líder intrépido. Limpiar el desorden y tomar decisiones difíciles -de forma rápida, discreta y eficaz- forma parte del trabajo. Mantén la calma, hazlo y luego vuelve a dirigir el espectáculo.
La capacidad de entender lo que los principales interesados quieren de su evento es fundamental. Es posible que estas personas no pertenezcan al sector de los eventos, por lo que es posible que no hablen la jerga ni sepan lo que es realista. Hay que saber discernir sus necesidades y asegurarse de que todas las partes comparten las mismas expectativas. Preste atención a lo que se dice -y a lo que no se dice- en las conversaciones clave. Aprovechar estas necesidades habladas (y no habladas) a lo largo del proceso de planificación te ayudará a ir un paso por delante.
Empresa de coordinación de eventos
El mundo ha cambiado mucho en los últimos años. Quizá los cambios más notables sean los que se refieren a los eventos. En el contexto actual, las habilidades que se requieren para la gestión de eventos incluyen no sólo las que se aplican a los eventos en vivo, sino las que se aplican a los eventos virtuales, e incluso híbridos.
Algunas de estas habilidades son innatas y están presentes en el “planificador de eventos nato”. Sin embargo, con dedicación y voluntad de aprender, cualquiera puede alcanzar cierto nivel de dominio sobre las siguientes 15 habilidades de planificación de eventos que son vitales para el éxito de los eventos en 2022 y más allá.
A la hora de la verdad, la planificación de eventos tiene que ver con las personas que participan en ellos. Ya sea que el evento sea en persona, virtual, o en algún punto intermedio; las habilidades interpersonales son esenciales para un organizador de eventos.
Independientemente de que el evento sea virtual o presencial, la tecnología estará involucrada de alguna manera. El organizador de eventos no tiene que ser un experto en informática ni un genio de la tecnología en general. Pero el dominio de la tecnología es una de las habilidades más vitales que se requieren para la gestión de eventos.
Salario de coordinador de eventos
¿Le gustaría empezar a planificar eventos o tal vez contratar a un coordinador de eventos? Sea cual sea su interés en esta carrera, debe saber que es un trabajo muy específico que requiere una amplia gama de habilidades. Trabajamos con miles de planificadores de eventos y sabemos exactamente qué activos les ayudan a conseguir grandes cosas. A continuación te presentamos una lista de las 10 cualidades esenciales que debe tener todo buen planificador de eventos.
La primera cualidad que comparten los planificadores de eventos de éxito es su capacidad para trabajar con todo tipo de personas: directivos de empresas, representantes electos, comerciantes, colegas, patrocinadores, clientes, asociaciones, proveedores, personal, participantes, voluntarios, etc. El éxito de la colaboración con un abanico tan amplio de personas requiere la capacidad de resolver hábilmente los conflictos, negociar con seguridad pero con respeto y adaptar su sentido del humor al de los demás.
Para realizar este trabajo, es importante divertirse. Comparta su entusiasmo con las personas con las que trabaja y éstas seguirán trabajando con usted durante mucho tiempo. No puedes tener éxito por ti mismo. Es esencial crear relaciones y confianza.
Funciones y responsabilidades del coordinador de eventos
En general, un coordinador de eventos se encarga de organizarlos, desde reuniones con clientes hasta la limpieza. Sus responsabilidades pueden incluir la preparación de presupuestos, la búsqueda y reserva de lugares, la difusión de información a la prensa, la búsqueda de patrocinadores e invitados famosos y la obtención de alimentos y bebidas.
El día del evento, las tareas incluyen la supervisión del personal de apoyo, como floristas, proveedores de comida, DJs y presentadores. Dependiendo de su antigüedad, una coordinadora de eventos puede dedicar la mayor parte de su tiempo a realizar tareas administrativas esenciales o a ayudar a los planificadores y gestores del evento.
Sus habilidades de negociación deben ser sólidas como una roca para conseguir los mejores precios posibles con clientes y proveedores. Las buenas habilidades de comunicación también son imprescindibles. Sin ellas no se pueden gestionar las relaciones con clientes y proveedores. También es importante ser detallista y estar atento a los plazos.
Y hay que tener aguante, dice McKenzie, que ha registrado muchas horas nocturnas y de fin de semana después de trabajar todo el día en la oficina. En este tipo de trabajo no siempre se puede dejar de trabajar a la hora de la salida.