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Qué factores son importantes a la hora de organizar un evento
Aunque algunos de los principales eventos del estado tienen una larga trayectoria, en los últimos años se han introducido en el mercado una serie de actividades nuevas e innovadoras que pretenden atraer a un gran número de asistentes y apoyar el creciente calendario de actividades del estado.
Geordie Thoms, Director de Relaciones Comerciales y Desarrollo de Melbourne Showgrounds, afirma que puede parecer obvio, pero una planificación detallada y la obtención de la ayuda adecuada pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
“Los eventos suelen tardar en crecer, como cualquier negocio, por lo que es importante tener un plan a largo plazo y prever de forma realista cuáles son las capacidades y los resultados probables durante el primer año, lo que determinará cómo será el éxito”, afirma Thoms.
Al igual que cualquier nueva aventura empresarial, un evento debe contar con una sólida previsión financiera, que incluya los costes e ingresos previstos. Considere y elabore una lista de todos los gastos conocidos, así como un presupuesto de contingencia para cualquier coste inesperado o aumento de costes, para ayudar a determinar el tamaño y la escala de su evento.
Ejemplos de infraestructuras de eventos
Tanto si se trata de planificar una feria comercial, la fiesta anual de una empresa o el 50º aniversario de una boda, los componentes principales de un evento son en su mayoría los mismos. Aunque los detalles de cada evento serán únicos y específicos para las necesidades y expectativas de cada cliente, todos los eventos comparten algunos elementos comunes fundamentales, como el lugar de celebración, los invitados, el catering y el entretenimiento.
En este artículo echaremos un vistazo al propósito del evento, las invitaciones, el lugar, el tema y el entretenimiento como algunos de los componentes principales de un evento. La mayor parte de esta información ha sido extraída del libro de curso sobre los componentes primarios de un evento, proporcionado por la Escuela de Carreras QC en su Curso de Planificación de Eventos y Bodas.
Todo evento tiene un propósito, una razón por la que se celebra. En el caso de los eventos corporativos e industriales, el propósito del evento suele ser más complejo y multifacético que el de una fiesta de cumpleaños, cuyo objetivo principal es celebrar al invitado de honor.
El factor clave para determinar el éxito de un evento es la gente que asiste a él. El papel del planificador de eventos es asegurarse de que se invita a la combinación adecuada de invitados, en el momento oportuno. Un planificador de eventos competente se encarga de averiguar quién debe asistir al evento y se asegura de que esas personas reciban toda la información y los detalles del evento de una manera que atraiga su atención para que quieran asistir.
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Tanto si se trata de organizar una pequeña reunión como de organizar una gran conferencia, la planificación de un evento es una tarea ingente. Todo evento, por sencillo o complejo que sea, requiere una planificación y una organización detalladas. Desde el establecimiento de un presupuesto preciso hasta la promoción de su evento, hay una serie de componentes que debe empezar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo menos estresante posible.
Aunque no hay dos eventos iguales, y cada uno de ellos tiene objetivos, presupuestos y audiencias diferentes, hay varios pasos que puede dar para poner en marcha el proceso de planificación, mantener el rumbo y maximizar el éxito de su evento.
¿Impulsar nuevas ventas? ¿Apoyar el lanzamiento de un producto? ¿Aumentar el conocimiento de la marca? ¿O tal vez tenga una combinación de varios objetivos? Determine qué es lo que quiere conseguir y cómo le ayudará este evento a conseguirlo.
Una vez establecidos sus objetivos y metas, puede crear un alcance preliminar del evento. Su alcance debe ofrecer detalles clave y señalar cómo logrará sus objetivos esbozados. Aunque no es algo inamovible, debe exponer los detalles preliminares del evento, entre los que se incluyen
¿Por qué es necesario tener un propósito u objetivo para organizar un evento?
Algunos eventos pueden hacer que te duermas en tus asientos, que te retuerzas de aburrimiento y que no te des cuenta de lo que está pasando. Si has experimentado lo mismo en tu anterior evento corporativo, necesitas introducir ideas emocionantes y creativas para inspirarte.
Por ejemplo: TED Conferences invita cada año a invitados de alto nivel y le ofrece una biblioteca de contenidos de primera clase para después del evento que obliga a más y más asistentes a volver a visitarlo y hacerlo inolvidable.
KIS (cubed) Events es su único destino para la gestión de eventos exclusivos y una empresa de planificación de eventos especiales que cree en la creación de una experiencia inolvidable para su evento corporativo especial.
Creemos firmemente en estos principios y tratamos de ponerlos en práctica para que su evento sea un éxito. También puede intentar introducirlo o contratar a un planificador corporativo profesional para facilitarle el trabajo.
La mejor manera de atraer a su público es mediante la narración de historias. Tienes que sacarlos de su rutina diaria e introducirlos en un mundo diferente. Intenta crear una realidad física o existencial para que se sientan diferentes.