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Organigrama de una boda
A medida que los festivales de música se hacen más grandes cada año, la estructura organizativa puede necesitar atención para mantener la eficiencia y el control. Los festivales suelen crecer a partir de pequeños eventos de base gestionados por pequeños equipos de personas multitarea, pero con el crecimiento surge la necesidad de imponer más procesos en la planificación y ejecución de estos grandes eventos.
Cuando los festivales de música comienzan, no es raro que sólo haya unas pocas personas y algunos voluntarios para ayudar. Con estos pequeños equipos, es frecuente que todos tengan que realizar múltiples tareas de planificación y organización de los eventos. A medida que el evento se hace más grande, pueden surgir algunos problemas logísticos y las cosas pueden empezar a ir mal rápidamente. Las entregas de los contratistas no llegan a tiempo, los artistas no se presentan y las instalaciones y los proveedores son inadecuados para el número de visitantes. Otros indicios de un equipo organizador con problemas pueden ser los problemas de venta de entradas para los asistentes al festival y la escasa respuesta. Cualquiera de estos problemas es un buen indicador de que el equipo organizador está posiblemente sobrecargado y no está organizado de la manera más eficiente. Cuál es la estructura organizativa típica que debería adoptar un festival de música en crecimiento para separar claramente las funciones y tareas con el fin de aumentar la eficiencia y evitar cualquier problema. Equipo de dirección de la gestión. Por lo general, el equipo de dirección de alto nivel incluirá a los fundadores y a los directores funcionales que tienen la responsabilidad de la planificación y la gestión general del proyecto del festival. El equipo de dirección puede incorporar también una función de gestión operativa general que coordine cada departamento en la planificación y ejecución general. Los directores funcionales típicos pueden ser:
Funciones y responsabilidades del equipo de gestión de eventos
“Tenemos una organización con 50 personas -ahora tenemos más de 300 funciones- y aún así la gente puede encontrar a la persona adecuada para algo en su primer día. Eso es mágico”. – Ruben Timmerman, fundador de Springest
Trabajar en el equipoEl módulo de gobernanza introduce un proceso a través del cual cada miembro del equipo puede modificar la estructura de la empresa y las reglas específicas de la organización.Todo el mundo actúa como un sensor para la organización. ¿Notas algo que podría ser mejor? En lugar de quedarse atascado con los problemas de la estructura y las reglas de su empresa, puede arreglarlos. El proceso de gobernanza tiene vías y reglas para resolver esos problemas de forma segura sin esperar a que un jefe lo haga por ti.Las reorganizaciones a gran escala son perturbadoras. Pero los cambios pequeños e incrementales permiten una mejora continua. La introducción del módulo de Gobernanza ayuda a su empresa a responder rápidamente a un entorno cambiante y a mantener la agilidad a medida que crece.
Transparencia para todosLas descripciones de puestos de trabajo y los títulos corporativos se convierten en funciones y responsabilidades dinámicas que son transparentes y evolucionan a medida que cambia la organización.
Equipo del evento
No somos los primeros en decirle que los eventos requieren los más altos niveles de trabajo en equipo y colaboración (al menos esperamos no ser los primeros), tanto internamente como con cualquier socio externo. En este capítulo, no sólo te ayudaremos a organizar el equipo de tu evento, sino que también compartiremos técnicas de gestión de equipos (¡y plantillas!). Esto es lo que cubriremos:
Los planificadores de eventos son nada menos que superhéroes, pero detrás de cualquier gran organizador de eventos hay un equipo de eventos igualmente grande (de todas las formas y tamaños). ¿Cómo se forma el equipo? ¿A quién se contrata? ¿Qué funciones son importantes? Hemos elaborado un marco de trabajo que no sólo le ayudará a contratar a las personas adecuadas, sino también a asegurarse de que ha cubierto todas las áreas principales de su estrategia de marketing de eventos.Tenga en cuenta que su empresa puede tener diferentes títulos o que puede tener un equipo pequeño (las personas a menudo desempeñan múltiples funciones o se contratan trabajadores autónomos para llenar los vacíos). Utilice esto como guía y modifíquelo según lo que funcione mejor para su organización.
Los coordinadores supervisan todo el proceso del evento, y controlan al resto del equipo para asegurarse de que no se pierda nada. El coordinador se comunica regularmente con el director para asegurarse de que el trabajo diario se ajusta a la visión general.
Miembros del equipo de gestión de eventos
El organigrama de un evento ayuda a una mejor gestión, eliminando así la confusión y reduciendo el riesgo de errores. Las plantillas de organigramas para eventos son representaciones visuales sistemáticas del trabajo que describen cada detalle minuciosamente para que las personas lo entiendan. Un organigrama es un gráfico que representa la estructura interna de una empresa mediante la descripción de las funciones, las responsabilidades y las interacciones entre el personal de una institución. Los organigramas se conocen a veces como “organigramas” u “organigramas”.