Contenidos
Actores del evento
Inicio ” Índice ” Desarrollo de un plan estratégico y una estructura organizativa ” Capítulo 9. Desarrollo de una estructura organizativa para la iniciativa ” Sección 1. Estructura organizativa: Una visión general ” Sección principal
Por estructura entendemos el marco en torno al cual se organiza el grupo, los fundamentos que mantienen el funcionamiento de la coalición. Es el manual de instrucciones que indica a los miembros cómo se ha constituido la organización y cómo funciona. Más concretamente, la estructura describe cómo se acepta a los miembros, cómo se elige el liderazgo y cómo se toman las decisiones.
Es importante ocuparse de la estructura en una fase temprana del desarrollo de la organización. El desarrollo de la estructura puede producirse de forma proporcional al resto de las actividades de la organización, de modo que no las desplace. Y puede producirse en paralelo, al mismo tiempo que los logros crecientes de la organización, de modo que se produzcan en tándem, uno al lado del otro. Esto significa que debes pensar en la estructura desde el principio de la vida de tu organización. A medida que su grupo crece y cambia, también debe pensar en la estructura del grupo.
Miembros del equipo de gestión de eventos
No somos los primeros en decirle que los eventos requieren los más altos niveles de trabajo en equipo y colaboración (al menos esperamos no ser los primeros), tanto internamente como con cualquier socio externo. En este capítulo, no sólo te ayudaremos a organizar tu equipo de eventos, sino que también compartiremos técnicas de gestión de equipos (¡y plantillas!). Esto es lo que cubriremos:
Los planificadores de eventos son nada menos que superhéroes, pero detrás de cualquier gran organizador de eventos hay un equipo de eventos igualmente grande (de todas las formas y tamaños). ¿Cómo se forma el equipo? ¿A quién se contrata? ¿Qué funciones son importantes? Hemos elaborado un marco de trabajo que no sólo le ayudará a contratar a las personas adecuadas, sino también a asegurarse de que ha cubierto todas las áreas principales de su estrategia de marketing de eventos.Tenga en cuenta que su empresa puede tener diferentes títulos o que puede tener un equipo pequeño (las personas a menudo desempeñan múltiples funciones o se contratan trabajadores autónomos para llenar los vacíos). Utilice esto como guía y modifíquelo según lo que funcione mejor para su organización.
Los coordinadores supervisan todo el proceso del evento, y controlan al resto del equipo para asegurarse de que no se pierda nada. El coordinador se comunica regularmente con el director para asegurarse de que el trabajo diario se ajusta a la visión general.
Ejemplo de organigrama de un evento
Una estructura organizativa es un sistema que describe cómo se dirigen determinadas actividades para alcanzar los objetivos de una organización. Estas actividades pueden incluir normas, funciones y responsabilidades.
La estructura organizativa también determina cómo fluye la información entre los niveles de la empresa. Por ejemplo, en una estructura centralizada, las decisiones fluyen de arriba abajo, mientras que en una estructura descentralizada, el poder de decisión se distribuye entre varios niveles de la organización.
Empresas de todas las formas y tamaños utilizan mucho las estructuras organizativas. Definen una jerarquía específica dentro de una organización. Una estructura organizativa exitosa define el trabajo de cada empleado y cómo encaja en el sistema general. En pocas palabras, la estructura organizativa establece quién hace qué para que la empresa pueda cumplir sus objetivos.
Esta estructuración proporciona a la empresa una representación visual de cómo está formada y cómo puede avanzar mejor en la consecución de sus objetivos. Las estructuras organizativas se ilustran normalmente en algún tipo de gráfico o diagrama como una pirámide, donde los miembros más poderosos de la organización se sientan en la parte superior, mientras que los que tienen menos poder están en la parte inferior.
La gestión de eventos como profesión
El organigrama de la planificación de eventos ayuda a mejorar la gestión, eliminando así la confusión y reduciendo el riesgo de errores. Las plantillas de organigramas para eventos son una representación visual sistemática del trabajo que describe cada detalle minuciosamente para que las personas lo entiendan. Un organigrama es un gráfico que representa la estructura interna de una empresa mediante la descripción de las funciones, las responsabilidades y las interacciones entre el personal de una institución. Los organigramas se conocen a veces como “organigramas” u “organigramas”.