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¿Qué hace un organizador de eventos a diario?
Los planificadores de eventos trabajan muchas horas para organizar y ejecutar los detalles de prácticamente todos los formatos de reuniones, incluidos los seminarios privados, las conferencias públicas, las ferias comerciales de la industria, los retiros de empleados y más.
Un estudio de 2018 realizado por el Events Industry Council informó que los eventos empresariales globales generaron más de 1 billón de dólares de gasto directo, y apoyaron 10,3 millones de puestos de trabajo a nivel mundial. Estados Unidos lideró el mundo en la producción total de eventos, seguido por China y Alemania.
La Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos define tres categorías principales de planificación profesional: para reuniones, convenciones y eventos. En 2018, el salario medio para cada tipo de planificador fue de 49.370 dólares al año. Los deberes específicos requeridos variarán dependiendo de la industria específica, pero todos los planificadores normalmente serán responsables de las siguientes tareas:
“Los planificadores de eventos [específicamente] coordinarán celebraciones como aniversarios, reuniones y otros eventos sociales grandes, así como eventos corporativos, incluyendo lanzamientos de productos, galas y ceremonias de premios. También hay planificadores de eventos sin ánimo de lucro que planifican grandes eventos con el objetivo de recaudar donaciones para una organización benéfica o de defensa. Los eventos pueden incluir banquetes, carreras benéficas y colectas de alimentos”.
Trabajos de planificador de eventos
Fiestas, bodas, reuniones, convenciones y conferencias: este tipo de ocasiones, ya sean grandes o pequeñas, suelen ser organizadas por planificadores de eventos. ¿Pero qué es exactamente un planificador de eventos? Bueno, no son fiesteros perpetuos. Los planificadores de eventos están en las trincheras, asegurándose de que todos los detalles de un evento se realicen a la perfección ese día.
O, como dice Kawania Wooten (de Howerton+Wooten Events, en Maryland), un planificador de eventos es como un “director de orquesta”. Cuando llega la hora de la verdad, un planificador se asegura de que “todos los proveedores del evento tengan la información y los detalles que necesitan para llevar a cabo sus responsabilidades”.
Los deberes de un planificador de eventos serán, obviamente, particulares para el tipo de ocasión en la que esté trabajando. Pero el objetivo final de un planificador de eventos es coordinar y dirigir eventos para los clientes, de principio a fin.
Antes del evento, esto podría significar Establecer contactos y contratos con los lugares de celebración; reservar proveedores para el catering, el equipo, las flores, etc.; supervisar toda la logística, incluidos los viajes y la programación; y, en algunas ocasiones, gestionar y confirmar la asistencia. Por supuesto, casi siempre tendrá que trabajar con un presupuesto determinado.
Qué es un planificador de eventos
Los planificadores de eventos, también conocidos como coordinadores o especialistas en eventos, son responsables de organizar y gestionar todos los aspectos de un evento. Sus funciones incluyen la conceptualización de ideas temáticas, la planificación de presupuestos, la reserva de espacios, el contacto con proveedores y clientes, la gestión de la logística y la presentación de informes posteriores al evento.Oferta especial
Publicar trabajos GRATISPlantilla de descripción del trabajo de planificador de eventosBuscamos un planificador de eventos creativo y altamente organizado que nos ayude a ejecutar eventos inolvidables que generen conciencia de marca, construyan relaciones comerciales y eleven la moral de los empleados. Será responsable de conceptualizar las ideas para los eventos, crear y hacer cumplir los presupuestos, establecer contactos con los proveedores, comunicarse con los clientes y, en última instancia, garantizar que cada evento se ejecute de forma impecable.Como planificador de eventos, debe ser un experto multitarea con una atención impecable a los detalles. La mejor persona para este puesto tendrá una extraordinaria capacidad para prever los riesgos y anticiparse a las necesidades, de modo que los asistentes queden impresionados y totalmente satisfechos cuando finalice cada evento.Responsabilidades del planificador de eventos:Requisitos del planificador de eventos:Artículos relacionados:
Cómo organizar un evento
Si te preguntas “¿qué hace un organizador de eventos? Lee las siguientes descripciones de puestos de trabajo de organizadores de eventos reales, escritas por organizadores de eventos profesionales, que te ayudarán a hacerte una idea de lo que supone ser un planificador/organizador de eventos.
En la primera sección, explicaré los deberes y responsabilidades generales de un organizador/gestor de eventos en la fase previa al evento, en la oficina, del proceso de planificación de eventos. A continuación, en la sección 2, veremos la descripción del trabajo de un coordinador de eventos para ayudarte a entender lo que supone trabajar in situ en los eventos. A continuación, puedes consultar otras descripciones de puestos de trabajo de planificación de eventos para cada sector de la industria, tal y como las cuentan los profesionales.
Lee una descripción del trabajo de planificador de eventos real de Matt James, propietario de Leftfield Productions, cuya carrera abarca la planificación de eventos sin ánimo de lucro, eventos y reuniones corporativas, eventos especiales, fiestas y celebraciones, y eventos de experiencia de marca.
Lee sobre las diferentes funciones, responsabilidades y deberes de un coordinador de eventos que trabaja in situ -y cómo la idea suele ser muy diferente de la realidad- de Matt James, propietario de Leftfield Productions.