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Título de coordinador de eventos
Los coordinadores de eventos, también conocidos como especialistas en eventos o planificadores de eventos, son responsables de todos los aspectos de la planificación de eventos. Sus principales funciones son seleccionar los lugares de celebración, determinar el coste, organizar los servicios del evento y supervisar la aprobación del cliente. Pueden trabajar para una empresa de eventos o como contratistas.Oferta especial
Publicar trabajos GRATISPlantilla de descripción del trabajo de coordinador de eventos:Estamos buscando un coordinador de eventos con talento y motivación para organizar eventos excepcionales e inolvidables. Será responsable de cada parte de los preparativos del evento, como la elección de los lugares, la aprobación de los menús, el desarrollo de los planes de asientos y la evaluación del éxito posterior.Como coordinador de eventos, debe ser bien organizado y poseer un sólido conocimiento de la gestión de proveedores. Una excelente comunicación y atención a los detalles son vitales en esta función, ya que nuestro éxito depende de que se cumplan los requisitos a medida de nuestros clientes.Responsabilidades:Requisitos:Artículos relacionados:
Trabajo de coordinador de eventos
En general, un coordinador de eventos se encarga de organizarlos, desde reuniones con clientes hasta la limpieza. Las responsabilidades pueden incluir la preparación de presupuestos, la búsqueda y reserva de lugares, la difusión a la prensa, la búsqueda de patrocinadores e invitados famosos y la obtención de alimentos y bebidas.
El día del evento, las tareas incluyen la supervisión del personal de apoyo, como floristas, proveedores de comida, DJs y presentadores. Dependiendo de su antigüedad, una coordinadora de eventos puede dedicar la mayor parte de su tiempo a realizar tareas administrativas esenciales o a ayudar a los planificadores y gestores del evento.
Sus habilidades de negociación deben ser sólidas como una roca para conseguir los mejores precios posibles con clientes y proveedores. Las buenas habilidades de comunicación también son imprescindibles. Sin ellas no se pueden gestionar las relaciones con clientes y proveedores. También es importante ser detallista y estar atento a los plazos.
Y hay que tener aguante, dice McKenzie, que ha registrado muchas horas nocturnas y de fin de semana después de trabajar todo el día en la oficina. En este tipo de trabajo no siempre se puede dejar de trabajar a la hora de la salida.
Habilidades de coordinador de eventos
Un coordinador de eventos, o especialista en eventos, es responsable de supervisar determinadas tareas a lo largo del proceso de planificación del evento. Sus funciones incluyen reunirse con los proveedores en el lugar del evento para ayudarles a prepararlo, hacer recados para conseguir suministros y decoraciones y trabajar con el personal para garantizar el éxito del evento.
Los deberes y responsabilidades de un coordinador de eventos se centran en la planificación y gestión de eventos de distintos tamaños y propósitos. Los coordinadores tienen que saber lo que hace falta para asegurarse de que la logística funcione, mantener todo dentro del presupuesto asignado y garantizar que el propio evento se desarrolle sin problemas. Estas son las funciones y responsabilidades más esenciales:
Los coordinadores de eventos suelen trabajar para empresas de planificación de eventos, locales, hoteles y complejos turísticos o corporaciones. Utilizan su capacidad de resolución de problemas y su determinación para superar los retos y garantizar que los eventos cumplan las expectativas del cliente. Su trabajo consiste en apoyar al equipo de planificación de eventos poniéndose en contacto con los proveedores, visitando posibles lugares de celebración y ayudando a preparar, ejecutar y limpiar el evento. También pueden crear vídeos promocionales y anuncios para dar a conocer al público los eventos comerciales.
Cómo convertirse en coordinador de eventos
Geoff Beers es un antiguo experto de The Balance Small Business. Es un profesional del marketing con experiencia en la organización y coordinación de eventos a gran escala para reuniones corporativas y funciones académicas.
En el sector de los eventos existen varios términos poco definidos. Es decir, palabras que pueden interpretarse de diferentes maneras. La palabra “evento” por sí sola puede significar cualquier cosa, desde una fiesta de cumpleaños hasta un concierto benéfico. Este uso de términos diferentes puede dar lugar a confusiones y malentendidos, en concreto en torno a los títulos de los puestos de trabajo. Una de las mayores confusiones se refiere a los planificadores de eventos frente a los coordinadores de eventos.
Fuera del sector, mucha gente no entiende la diferencia entre un planificador de eventos y un coordinador de eventos. En general, el planificador toma las decisiones críticas sobre qué, cuándo, quién y cómo. Un coordinador de eventos, en cambio, es responsable de asegurarse de que se ejecuten todos los detalles y de que cada proveedor se presente a tiempo y actúe adecuadamente.
Un planificador de eventos trabaja directamente con el cliente para determinar su visión, sus necesidades y su presupuesto. Por ejemplo, si se trata de una boda, el planificador de eventos puede hablar del tono que pretende la pareja, el nivel de formalidad y el tamaño de la lista de invitados.