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Qué es la gestión de eventos
Hemos visto muchos eventos de organizaciones a lo largo de los años. Y aunque no podemos identificar todos los detalles en los que tendrás que pensar (¡a menudo depende del tipo de evento!), tenemos una serie de buenas prácticas que puedes seguir.
Además, para asegurarnos de que nada se nos escapa, hemos preparado esta lista de comprobación gratuita y fácil de usar para la planificación de su evento. Si está organizando un evento virtual, lo tenemos cubierto. Aquí está nuestra lista de control descargable para eventos virtuales.
Coordina estos elementos con las metas y los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo), así como con un calendario. Para identificar su calendario, le recomendamos que trabaje hacia atrás desde la fecha de su evento (¡un calendario de trabajo!).
El plan del evento le ayudará a mantener el rumbo y le servirá de estrella polar mientras se prepara para el día del evento. Independientemente del tamaño de su evento, un buen plan cubre los mismos componentes esenciales, que trataremos en la siguiente sección.
Y lo que es mejor, piensa en lo que ocurre si alcanzas, superas o no alcanzas tu objetivo. ¿En qué momento se cierra el negocio? ¿En qué momento se puede hacer algo más emocionante la próxima vez? Entender a dónde vas sólo te ayudará a llegar más rápido.
Componentes de un evento
Sí, ha leído bien. Sin un plan bien pensado para la planificación de un evento, se arriesga a la desorganización, al caos y a no cumplir los objetivos del evento. Seguir una fórmula para su negocio de planificación de eventos o para un evento único le garantizará el éxito.
Dependiendo del tipo de evento que esté planificando, es posible que tenga que realizar algunas investigaciones antes de empezar. Algunas empresas de planificación de eventos se saltan este paso crucial y puede significar un desastre para el éxito del evento.
Durante el proceso de investigación, deberá entrevistar a la persona o al equipo responsable de organizar el evento. Averigüe exactamente cuáles son sus objetivos: recaudar dinero, formar, establecer contactos con otros profesionales, compartir nuevas ideas, etc.
Una vez completada la investigación, puedes documentar las metas y los objetivos del evento. Las metas y los objetivos deben ser claros y precisos, de modo que puedas utilizarlos para medir el éxito de tu evento más adelante. Esta lista también puede servirle de guía al iniciar las principales fases de planificación del evento.
Lista de control para la planificación de eventos
Este artículo necesita citas adicionales para su verificación. Por favor, ayude a mejorar este artículo añadiendo citas de fuentes fiables. El material sin fuente puede ser cuestionado y eliminado.Buscar fuentes: “Event management” – news – newspapers – books – scholar – JSTOR (June 2007) (Learn how and when to remove this template message)Este artículo incluye una lista de referencias generales, pero carece de suficientes citas en línea correspondientes. Por favor, ayude a mejorar este artículo introduciendo citas más precisas. (Abril de 2016) (Aprende cómo y cuándo eliminar este mensaje de la plantilla)
La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y desarrollo de eventos personales o corporativos a pequeña y/o gran escala, como festivales, conferencias, ceremonias, bodas, fiestas formales, conciertos o convenciones. Implica el estudio de la marca, la identificación de su público objetivo, la concepción del evento y la coordinación de los aspectos técnicos antes de su puesta en marcha[1].
En la actualidad, el sector de los eventos incluye acontecimientos de todos los tamaños, desde las Olimpiadas hasta los desayunos de trabajo. Muchas industrias, celebridades, organizaciones benéficas y grupos de interés celebran eventos para comercializar su marca, establecer relaciones comerciales, recaudar fondos o celebrar logros.
¿Cuál es el factor principal para determinar el tipo de evento que se propondrá
No somos los primeros en decirle que los eventos requieren los más altos niveles de trabajo en equipo y colaboración (al menos esperamos no ser los primeros), tanto internamente como con cualquier socio externo. En este capítulo, no sólo te ayudaremos a organizar tu equipo de eventos, sino que también compartiremos técnicas de gestión de equipos (¡y plantillas!). Esto es lo que cubriremos:
Los planificadores de eventos son nada menos que superhéroes, pero detrás de cualquier gran organizador de eventos hay un equipo de eventos igualmente grande (de todas las formas y tamaños). ¿Cómo se forma el equipo? ¿A quién se contrata? ¿Qué funciones son importantes? Hemos elaborado un marco de trabajo que no sólo le ayudará a contratar a las personas adecuadas, sino también a asegurarse de que ha cubierto todas las áreas principales de su estrategia de marketing de eventos.Tenga en cuenta que su empresa puede tener diferentes títulos o que puede tener un equipo pequeño (las personas a menudo desempeñan múltiples funciones o se contratan trabajadores autónomos para llenar los vacíos). Utilice esto como guía y modifíquelo según lo que funcione mejor para su organización.
Los coordinadores supervisan todo el proceso del evento, y controlan al resto del equipo para asegurarse de que no se pierda nada. El coordinador se comunica regularmente con el director para asegurarse de que el trabajo diario se ajusta a la visión general.