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Trabajar juntos en un plan que incluya todas las fechas y plazos principales puede ayudar a aclarar cuánto trabajo hay que hacer y cuándo hay que hacer cada cosa. Es posible que quieras establecer un grupo central de planificación para organizar el evento, con voluntarios adicionales para ayudar en el día. Ten claro cuáles son las funciones y las tareas, y quién hace qué.
Asegúrate de que todo el mundo sabe lo que está pasando. Es esencial informar periódicamente a las demás personas que organizan el acto y a todo el grupo, ya que puede evitar que un individuo o un comité organizador cometan errores costosos.
Ten claro cómo, cuándo y qué vas a comunicarte como grupo. ¿Se enviará por correo electrónico una lista de organizadores y voluntarios? ¿Se reunirán semanalmente? ¿Cómo sabrán los demás cuando hayan completado una tarea?
Procura hacer lo posible para evitar accidentes y lesiones en tu evento. Resulta útil llevar a cabo una evaluación de riesgos para asegurarse de que has pensado en todo de forma sistemática. Consulta nuestra información sobre salud y seguridad para grupos comunitarios.
Cuando se organiza un evento, hay que tomar muchas decisiones, pero elegir el lugar de celebración y la ubicación adecuados es la decisión que más influirá en el evento. Todo, desde la fecha del evento, la alineación de los oradores, las opciones de catering y la experiencia de los asistentes, depende del lugar del evento y de la ubicación que elija.
Reserve un lugar con al menos 8 meses de antelación, de modo que tenga tiempo suficiente para planificar otras cosas fundamentales, como la contratación de grandes ponentes, la creación de un programa y un sitio web para el evento, el inicio de la venta de entradas, la relación con los asistentes, etc.
Probablemente ya haya pensado en esto. Si se trata de un evento local, puede buscar un lugar que esté a una distancia razonable de los hogares o lugares de trabajo de la mayoría de los asistentes. Si muchos de los asistentes viajan desde fuera de la ciudad, un lugar cercano al aeropuerto o a sus hoteles será beneficioso. En cualquier caso, no olvide tener en cuenta las opciones de tráfico, transporte y aparcamiento.
Si quiere reducir la posibilidad de que sus asistentes lleguen tarde, proporcióneles una aplicación móvil para eventos, que es esencialmente un estándar hoy en día. Con los mapas, las indicaciones para llegar en coche y la información sobre el aparcamiento y el transporte al alcance de la mano, los asistentes se sentirán seguros y confiados al llegar al evento. Si el lugar de celebración se encuentra dentro de un gran campus o instituto, la utilización de mapas con ubicaciones fijas puede ser de gran ayuda. En el caso de eventos con exposiciones, pósteres o sesiones paralelas, los mapas interiores interactivos ayudarán a los asistentes a orientarse cómodamente.
Ideas para eventos de la sociedad universitaria
Los eventos virtuales han cobrado protagonismo durante la pandemia de coronavirus, y siguen aumentando su popularidad. Los eventos en línea no sólo pueden mantener la comunicación durante este periodo de aislamiento, sino que pueden ser extremadamente eficaces para lograr los objetivos empresariales y situar su marca en el centro de atención. Sin embargo, en este mercado rápidamente saturado, ahora es importante no sólo crear un evento en línea, sino crear un evento en línea inolvidable que vaya a asombrar seriamente a sus asistentes y proporcione un retorno de la inversión a sus clientes y patrocinadores. Para ayudarle a empezar, le presentamos 11 ideas creativas de eventos virtuales que puede tener en cuenta para su estrategia de eventos en 2021 y en adelante.Si quiere volver a lo básico, también puede leer nuestro artículo sobre 10 sencillos pasos para planificar un evento virtual, cómo rentabilizar su evento virtual o nuestra Guía completa de eventos virtuales.Para obtener orientación de uno de nuestros expertos en eventos virtuales, reserve una consulta gratuita hoy mismo y estaremos encantados de ayudarle.Tabla de contenidos
Ideas de atracciones para festivales
Tanto si se trata de organizar una pequeña reunión como de organizar una gran conferencia, la planificación de eventos es una tarea ingente. Todo evento, por sencillo o complejo que sea, requiere una planificación y una organización detalladas. Desde el establecimiento de un presupuesto preciso hasta la promoción de su evento, hay una serie de componentes que debe empezar a considerar desde el principio para que el proceso sea lo menos estresante posible.
Aunque no hay dos eventos iguales, y cada uno de ellos tiene objetivos, presupuestos y audiencias diferentes, hay varios pasos que puede dar para poner en marcha el proceso de planificación, mantener el rumbo y maximizar el éxito de su evento.
¿Impulsar nuevas ventas? ¿Apoyar el lanzamiento de un producto? ¿Aumentar el conocimiento de la marca? ¿O tal vez tenga una combinación de varios objetivos? Determine qué es lo que quiere conseguir y cómo le ayudará este evento a conseguirlo.
Una vez establecidos sus objetivos y metas, puede crear un alcance preliminar del evento. Su alcance debe ofrecer detalles clave y señalar cómo logrará sus objetivos esbozados. Aunque no es algo inamovible, debe exponer los detalles preliminares del evento, entre los que se incluyen