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Asistente de eventos
Un coordinador de eventos, o especialista en eventos, es responsable de supervisar determinadas tareas durante el proceso de planificación del evento. Sus funciones incluyen reunirse con los proveedores en el lugar del evento para ayudarles a prepararlo, hacer recados para conseguir suministros y decoraciones y trabajar con el personal para garantizar el éxito del evento.
Los deberes y responsabilidades de un coordinador de eventos se centran en la planificación y gestión de eventos de distintos tamaños y propósitos. Los coordinadores tienen que saber lo que hace falta para asegurarse de que la logística funcione, mantener todo dentro del presupuesto asignado y garantizar que el propio evento se desarrolle sin problemas. Estas son las funciones y responsabilidades más esenciales:
Los coordinadores de eventos suelen trabajar para empresas de planificación de eventos, locales, hoteles y complejos turísticos o corporaciones. Utilizan su capacidad de resolución de problemas y su determinación para superar los retos y garantizar que los eventos cumplan las expectativas del cliente. Su trabajo consiste en apoyar al equipo de planificación de eventos poniéndose en contacto con los proveedores, visitando posibles lugares de celebración y ayudando a preparar, ejecutar y limpiar el evento. También pueden crear vídeos promocionales y anuncios para dar a conocer al público los eventos comerciales.
Ejemplos de operaciones de eventos
Las bodas de alto nivel, los lanzamientos de productos y otros acontecimientos han dado glamour a la vida de los organizadores de eventos. Pero seamos sinceros, la organización de eventos es algo más que asistir a fiestas elegantes. La planificación de eventos es uno de los trabajos más estresantes del mundo y requiere habilidades especializadas. Es una carrera gratificante para una rara raza de personas hiperorganizadas y trabajadoras. Si crees que has nacido para ser planificador de eventos, comprueba cuántas de nuestras 12 principales habilidades de planificación de eventos tienes.
Los organizadores de eventos tienen una gran capacidad de organización. Algunas personas pueden trabajar en el caos, pero como planificador es importante basarse en el proceso y el método si se forma parte de un equipo. Esto significa mantener a tu equipo informado, respetar los plazos, los presupuestos y las citas, así como mantener organizados los documentos y la información importantes. Al fin y al cabo, un evento bien ejecutado no se produce por casualidad. Requiere una gran capacidad de organización y atención a los detalles, desde la planificación hasta el análisis posterior al evento. Un planificador de eventos de éxito puede recordar hasta el más mínimo detalle y está al tanto de todo, siempre con una sonrisa.
Descripción del trabajo de organizador de eventos
Se comunican con los clientes para conocer sus necesidades específicas y ofrecer los mejores eventos, como ferias profesionales, educativas, tecnológicas y comerciales; festivales de cine, música, arte y cultura; y exposiciones.
Los organizadores de eventos desempeñan diversas funciones en función de las necesidades del cliente y de las tareas que les asigne la dirección; sin embargo, por lo general, desempeñan algunas o todas las funciones y responsabilidades que se muestran en el ejemplo de descripción del puesto que figura a continuación:
Por lo general, el requisito mínimo para esta función es tener un título de bachillerato. Sin embargo, un título universitario en gestión hotelera, hostelería, marketing, publicidad o en cualquier otro campo relevante o su equivalente supondrá una ventaja añadida sobre otros candidatos para conseguir ofertas competitivas.
Por lo general, no se necesitan programas de posgrado; todo lo que se necesita para progresar como organizador de eventos con éxito es la formación recibida a través de prácticas, tutorías, talleres internos y seminarios de formación externos.
Además, las personas interesadas en iniciar una carrera de organización de eventos encontrarán útil este artículo para conocer las obligaciones y responsabilidades de los organizadores de eventos, lo que les permitirá estar mejor preparados para el puesto.
¿Qué es la gestión de eventos?
Geoff Beers es un antiguo experto de The Balance Small Business. Es un profesional del marketing con experiencia en la organización y coordinación de eventos a gran escala para reuniones corporativas y funciones académicas.
En el sector de los eventos existen varios términos poco definidos. Es decir, palabras que pueden interpretarse de diferentes maneras. La palabra “evento” por sí sola puede significar cualquier cosa, desde una fiesta de cumpleaños hasta un concierto benéfico. Este uso de términos diferentes puede dar lugar a confusiones y malentendidos, en concreto en torno a los títulos de los puestos de trabajo. Una de las mayores confusiones se refiere a los planificadores de eventos frente a los coordinadores de eventos.
Fuera del sector, mucha gente no entiende la diferencia entre un planificador de eventos y un coordinador de eventos. En general, el planificador toma las decisiones críticas sobre qué, cuándo, quién y cómo. Un coordinador de eventos, en cambio, es responsable de asegurarse de que se ejecuten todos los detalles y de que cada proveedor se presente a tiempo y actúe adecuadamente.
Un planificador de eventos trabaja directamente con el cliente para determinar su visión, sus necesidades y su presupuesto. Por ejemplo, si se trata de una boda, el planificador de eventos puede hablar del tono que pretende la pareja, el nivel de formalidad y el tamaño de la lista de invitados.