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¿Por qué son importantes los recursos para un evento?
Ser comercializador de eventos puede ser un reto. Constantemente hay que hacer malabarismos con múltiples tareas de proyectos, como la contratación de ponentes, la atención de llamadas o la puesta en marcha de campañas promocionales, y puede resultar difícil manejarlo todo uno mismo. No podemos darle un asistente, pero podemos proporcionarle 38 herramientas y recursos de marketing de eventos que harán que el proceso de planificación de su evento sea mucho más manejable.
Según un estudio en el que se encuestó a más de 4.500 personas, el 87% dijo que YouTube es vital para ayudarles a descubrir cómo hacer cosas que no han hecho antes. No recuerdo la última vez que escribí “Cómo [insertar cualquier acción]” y no encontré un tutorial útil en YouTube. Así que aprovechemos todo el contenido valioso que hay para el marketing de eventos.
Event MB es un canal de YouTube centrado en ayudar a los organizadores de eventos a planificarlos mejor. Tanto si estás empezando como si eres un profesional de los eventos, encontrarás un montón de trucos, consejos y tácticas para planificar eventos con éxito. Este canal se centra en el marketing de eventos, en las redes sociales para eventos, en las tendencias de los eventos, en la planificación de eventos corporativos y da consejos para impulsar tu carrera de comercializador de eventos.
Cómo organizar un evento
Durante la fase de planificación hay herramientas y documentos clave que querrás utilizar. Si se remite continuamente a estos documentos, podrá mantenerse centrado y organizado. Estas herramientas se explican con más detalle, con enlaces a ejemplos, a continuación. Se trata en gran medida de documentos internos utilizados para ayudarle a comunicar y ejecutar su evento.
Este documento le ayudará a comprender la motivación o el propósito de su evento, y será una herramienta a la que podrá recurrir continuamente mientras planifica y comunica su plan de evento a las partes interesadas.
Este documento de Excel le dará una idea de los requisitos básicos y los elementos de acción que debe completar a medida que planifica su evento. Tendrá que modificar y ampliar esta lista en función de su evento, pero los elementos enumerados le servirán de punto de partida.
La creación de un orden del día es una de las primeras cosas que debe hacer una vez que haya decidido su evento. Este documento de Word estará estrechamente vinculado a su visión general (para la programación) y será objeto de varias modificaciones a medida que vaya contratando a los oradores y modificando la programación. La versión final de este documento deberá distribuirse a los participantes en el acto y a las partes interesadas.
Lista de comprobación para la planificación de eventos
Para ayudarte a reducir el desorden, aquí tienes una lista de 11 excelentes recursos que te ayudarán a hacer crecer tu negocio de organización de eventos. Desde blogs y sitios web imprescindibles con noticias de última hora sobre el sector, hasta podcasts específicos sobre planificación, seguro que hay un recurso que le ayudará a llevar su negocio de planificación de eventos a nuevas cotas.
Esta lista, que se actualiza con regularidad, abarca desde libros electrónicos de marketing hasta publicaciones en blogs, todos ellos recomendados por expertos del sector. Esta lista ofrece una variedad de recursos para ayudarle a hacer crecer su negocio (con un fuerte enfoque en el marketing), específicamente desde la perspectiva de un planificador de eventos.
Si eliges un solo recurso de esta lista, elige Planner’s Lounge. Este completo sitio web fue creado por la organizadora de bodas y eventos Debbie Orwat como lugar para que los planificadores de eventos actuales y futuros puedan obtener información y aprender sobre el sector. Encontrarás recursos de pago como el Wedding Planner’s Toolbox, así como recursos gratuitos como el blog Planner’s Lounge.
Al igual que Planner’s Lounge, Event Planning Blueprint tiene recursos educativos a la venta, así como recursos gratuitos disponibles en su blog. Ya que estás en el proceso de evaluar los recursos de planificación de eventos, te sugiero que empieces con la lectura de Errores comunes a evitar.
Recursos físicos necesarios para un evento
El otro día recibí una invitación a uno de mis restaurantes locales favoritos, que organiza cenas de vino mensuales durante los meses de primavera y verano. En estos eventos, los asistentes tienen la oportunidad de probar nuevos menús, degustar vinos y obtener información valiosa en el proceso.
Reconozco que no soy la persona más organizada. El hecho de poder inscribirse y recibir recordatorios antes del evento me ayuda a asegurarme de no perder la oportunidad de asistir. También beneficia a la empresa, porque puede organizarse y asegurarse de que está preparada para el evento.
Para que su evento sea un éxito, hay que elaborar un plan adecuado. No debe comprometerse a organizar un evento hasta que no sepa todo lo que hay que hacer para que tenga éxito.
Las herramientas de registro de eventos en línea han cambiado realmente la forma en que las pequeñas empresas piensan en la organización de eventos. Mientras que en el pasado, organizar un evento significaba pasar horas haciendo un seguimiento de las llamadas telefónicas y gestionando una lista de invitados a mano, hoy en día se tiene la posibilidad de gestionar toda la información en un solo lugar.