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Recursos físicos necesarios para un evento
Ser comercializador de eventos puede ser un reto. Constantemente hay que hacer malabarismos con múltiples tareas de proyectos, como la contratación de ponentes, la atención de llamadas o la puesta en marcha de campañas promocionales, y puede resultar difícil manejarlo todo uno mismo. No podemos darle un asistente, pero podemos proporcionarle 38 herramientas y recursos de marketing de eventos que harán que el proceso de planificación de su evento sea mucho más manejable.
Según un estudio en el que se encuestó a más de 4.500 personas, el 87% dijo que YouTube es vital para ayudarles a descubrir cómo hacer cosas que no han hecho antes. No recuerdo la última vez que escribí “Cómo [insertar cualquier acción]” y no encontré un tutorial útil en YouTube. Así que aprovechemos todo el contenido valioso que hay para el marketing de eventos.
Event MB es un canal de YouTube centrado en ayudar a los organizadores de eventos a planificarlos mejor. Tanto si estás empezando como si eres un profesional de los eventos, encontrarás un montón de trucos, consejos y tácticas para planificar eventos con éxito. Este canal se centra en el marketing de eventos, en las redes sociales para eventos, en las tendencias de los eventos, en la planificación de eventos corporativos y da consejos para impulsar tu carrera de comercializador de eventos.
Recursos en la gestión de eventos
Trabajar juntos en un plan que incluya todas las fechas y plazos principales puede ayudar a aclarar cuánto trabajo hay que hacer, y cuándo hay que hacer cada cosa. Es posible que quieras establecer un grupo central de planificación para organizar el evento, con voluntarios adicionales para ayudar en el día. Ten claro cuáles son las funciones y las tareas, y quién hace qué.
Asegúrate de que todo el mundo sabe lo que está pasando. Es esencial informar periódicamente a las demás personas que organizan el acto y a todo el grupo, ya que puede evitar que un individuo o un comité organizador cometan errores costosos.
Ten claro cómo, cuándo y qué vas a comunicarte como grupo. ¿Se enviará por correo electrónico una lista de organizadores y voluntarios? ¿Se reunirán semanalmente? ¿Cómo sabrán los demás cuando hayan completado una tarea?
Procura hacer todo lo posible para evitar accidentes y lesiones en tu evento. Resulta útil llevar a cabo una evaluación de riesgos para asegurarse de que has pensado en todo de forma sistemática. Consulta nuestra información sobre salud y seguridad para grupos comunitarios.
Lista de control para la planificación de eventos
Sin duda, la planificación de su evento puede ahorrarle mucho dinero, puede ayudarle a estar más en sintonía con el evento y puede permitirle la libertad que un planificador no le permite. O puede que estés aprendiendo a planificar eventos para convertirte en un planificador de eventos profesional. En cualquier caso, la planificación de un evento añade estrés y dificultad si no sabes cómo gestionar adecuadamente tu tiempo y tus recursos para sacar el máximo partido a ambos.
Aunque una lista pueda parecer algo muy simple que no suponga una gran diferencia, no hay nada más útil que una representación visual de lo que hay que hacer. Esto también le permitirá marcar lo que ha completado y ver lo que ha logrado. Esto te permitirá establecer un calendario y ver lo que hay que hacer para que puedas completar las tareas antes de tu gran día.
Recomendación: La mejor manera de mantenerse organizado es utilizar una aplicación de gestión de proyectos. Nosotros utilizamos y recomendamos Plutio [aff]. Ofrece herramientas de gestión de proyectos para ayudarte a planificar y ejecutar eventos con éxito, invitar a clientes u otras personas a colaborar, enviar propuestas a los clientes y cobrar. Es una herramienta inestimable para nuestro negocio.
Cómo organizar un evento
Si eres responsable de la organización de un evento o de su comercialización, probablemente estés demasiado estresado, constantemente ocupado y sin los recursos que necesitas para aprender y crecer como profesional. Tenemos una solución para ti: esta guía de recursos increíbles y gratuitos para la organización de eventos.
Hemos recopilado una lista de algunos de los recursos de planificación de conferencias más importantes que los organizadores pueden consultar para todas sus necesidades de planificación y marketing de eventos. Desde blogs sobre formas de aumentar la venta de entradas hasta libros electrónicos de 40 páginas sobre formas de maximizar el patrocinio de eventos, pasando por seminarios web con organizadores de eventos en activo, encontrará algo útil en este directorio de recursos de planificación de eventos.
Los profesionales del marketing contemporáneo confían ahora en una intrincada mezcla de herramientas (como el software de automatización del marketing, los CRM y el software para eventos) que funcionan conjuntamente en lo que se denomina la pila tecnológica de eventos, para lograr el éxito de los mismos. Aprovechan esta pila tecnológica de eventos para crear sitios web que impulsen las inscripciones, promocionar su evento a través del marketing por correo electrónico y las redes sociales, y recopilar datos en cada etapa del ciclo de vida del evento. Sin embargo, no todas las herramientas son correctas. Algunas pueden no funcionar del todo bien entre sí, otras pueden depender de la exportación e importación manual de datos, y otras pueden tener un potencial oculto a la espera de ser desbloqueado.