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Recursos físicos necesarios para un evento
En realidad, depende mucho de cómo se interpreten las cosas que se hacen. Es cierto que todas las personas que gestionan proyectos pueden considerarse gestores de proyectos, pero al mismo tiempo olvidan que en realidad también están planificando recursos. Lo mismo ocurre con los gestores de eventos, que a mi juicio son más bien planificadores de recursos, no gestores de proyectos.
Independientemente de la naturaleza del evento, siempre tendrás que gestionar y planificar tus recursos. Ya sean los locales, el entretenimiento del evento o el catering, no puedes escapar al hecho de que todos son recursos que necesitan que los gobiernes planificando con antelación. Entonces, ¿cuáles son los amigos del gestor de eventos en la gestión de recursos?
Un software de planificación de recursos es, sin duda, algo en lo que hay que pensar. Es cierto que las herramientas de gestión de proyectos también pueden ser bastante ingeniosas y podrían parecer perfectas para la gestión de eventos, pero, de nuevo, su enfoque suele ser totalmente diferente y no son el mejor tipo de herramientas para ser utilizadas en la gestión de eventos. No es mi primera opción.
El viejo calendario es definitivamente una de las cosas que necesitas. En los tiempos que corren, no me imagino a nadie utilizando un calendario de papel, pero, de nuevo, las personas son diferentes. Al fin y al cabo, lo importante no son las herramientas, sino cómo funcionan y cómo se utilizan.
Cómo organizar un evento
Trabajar juntos en un plan que incluya todas las fechas y plazos principales puede ayudar a aclarar cuánto trabajo hay que hacer y cuándo hay que hacer cada cosa. Es posible que quieras establecer un grupo central de planificación para organizar el evento, con voluntarios adicionales para ayudar el día. Ten claro cuáles son las funciones y las tareas, y quién hace qué.
Asegúrate de que todo el mundo sabe lo que está pasando. Es esencial informar periódicamente a las demás personas que organizan el acto y a todo el grupo, ya que puede evitar que un individuo o un comité organizador cometan errores costosos.
Ten claro cómo, cuándo y qué vas a comunicarte como grupo. ¿Se enviará por correo electrónico una lista de organizadores y voluntarios? ¿Se reunirán semanalmente? ¿Cómo sabrán los demás cuando hayan completado una tarea?
Procura hacer lo posible para evitar accidentes y lesiones en tu evento. Resulta útil llevar a cabo una evaluación de riesgos para asegurarse de que has pensado en todo de forma sistemática. Consulta nuestra información sobre salud y seguridad para grupos comunitarios.
Recursos en la gestión de eventos
Muchos discuten la importancia de presupuestar un equipo de RRHH dedicado cuando se trata de un evento, asumen que es un trabajo que puede ser gestionado por una sola persona o que las responsabilidades pueden ser delegadas a través de otros departamentos – pero simplemente no es así como funciona.
En la empresa de gestión de eventos hemos sido responsables de la gestión de una serie de eventos de éxito en todo el Reino Unido y, gracias a nuestros años de experiencia, valoramos absolutamente la necesidad de contar con un departamento de RRHH dedicado antes, durante y después de la celebración de los eventos.
El profesional de RRHH tiene la responsabilidad de garantizar que todos los departamentos mencionados cuenten con el apoyo adecuado, la formación y las instalaciones necesarias para actuar en un entorno seguro, todo lo cual contribuye al buen funcionamiento de un evento. Es útil utilizar una herramienta virtual de gestión de proyectos para programar, asignar el trabajo, controlar el tiempo y gestionar las finanzas. Esto libera tiempo para tareas críticas como la creación de relaciones y la celebración de sesiones de formación, especialmente en las fases iniciales, que suelen ser tan importantes.
Recursos para un evento
Si eres responsable de la organización o el marketing de un evento, probablemente estés demasiado estresado, constantemente ocupado y sin los recursos que necesitas para aprender y crecer como profesional. Tenemos una solución para ti: esta guía de recursos increíbles y gratuitos para la organización de eventos.
Hemos recopilado una lista de algunos de los recursos de planificación de conferencias más importantes que los organizadores pueden consultar para todas sus necesidades de planificación y marketing de eventos. Desde blogs sobre formas de aumentar la venta de entradas hasta libros electrónicos de 40 páginas sobre formas de maximizar el patrocinio de eventos, pasando por seminarios web con organizadores de eventos en activo, encontrará algo útil en este directorio de recursos de planificación de eventos.
Los profesionales del marketing contemporáneo confían ahora en una intrincada mezcla de herramientas (como el software de automatización del marketing, los CRM y el software para eventos) que funcionan conjuntamente en lo que se denomina la pila tecnológica de eventos, para lograr el éxito de los mismos. Aprovechan esta pila tecnológica de eventos para crear sitios web que impulsen las inscripciones, promocionar su evento a través del marketing por correo electrónico y las redes sociales, y recopilar datos en cada etapa del ciclo de vida del evento. Sin embargo, no todas las herramientas son correctas. Algunas pueden no funcionar del todo bien entre sí, otras pueden depender de la exportación e importación manual de datos, y otras pueden tener un potencial oculto a la espera de ser desbloqueado.