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¿Por qué es importante que el organizador de un evento respete el protocolo empresarial?
Un evento puede describirse como una asamblea pública con fines de celebración, educación, marketing o reunión. Los eventos pueden clasificarse en función de su tamaño, tipo y contexto (event education, 2013). Estos eventos son privados, corporativos y benéficos, que se explican a continuación.
Los eventos privados se utilizan para individuos que pueden reservar lugares como La industria de los eventos privados no es diversa debido a que los eventos están dirigidos a las recepciones de bodas Naylor (2011) sugiere que las salas de eventos privados se reservan para celebraciones, principalmente eventos de bodas, esto se debe a que los anfitriones quieren privacidad para su evento y pueden permitirse un lugar privado a diferencia de otras organizaciones como: Los eventos privados se utilizan para personas que quieren que ciertos invitados lleguen al lugar. Hay un gran número de organizaciones del sector privado que participan en actividades comerciales en el sector de la gestión de eventos. Los clientes que buscan un lugar de celebración adecuado para su evento pueden hacerlo por sí mismos, lo que puede llevarles mucho tiempo, o bien pueden dirigirse a una agencia como Inntel, lo que reducirá su esfuerzo y posiblemente les beneficiará al obtener tarifas más competitivas para el lugar de celebración (Shone y Parry, 2004).
Protocolo de gestión de eventos
¿En qué orden hablarán los oradores y cuándo intervendrá la figura? ¿Dónde se sentarán exactamente los invitados, y cuál es la lógica de su decisión? ¿A qué hora has programado la fotografía de grupo? Dirigir un evento que implique situaciones protocolarias puede ser complicado, sobre todo si se trata de un territorio desconocido para ti.
Como señala María Teresa Otero Alvarado en su libro Protocolo y gestión de eventos, el protocolo se refiere a las normas y costumbres escritas que influyen en la configuración espacio-temporal y en el comportamiento de las personas durante determinados eventos.
Cuando se trata de invitados oficiales, como señala Judy Allen en su libro, los organizadores de eventos deben tomarse el tiempo necesario para explicar a los proveedores y a los miembros del personal por qué deben hacerse determinadas cosas. En otras palabras, si has invitado a personas de alto nivel, no hay más remedio que seguir las normas y hacerlo todo según las reglas.
Ministros, diputados, alcaldes, consejeros delegados, quizás incluso la realeza… un día acabarás recibiendo a importantes figuras de la autoridad en tus eventos. Obviamente, estas ocasiones especiales requerirán una preparación avanzada y meticulosa. Aparte de eso, hay muchas razones por las que necesita saber cómo gestionar las cuestiones de protocolo.
Planificación de eventos
También se conoce como protocolo a las normas que definen el comportamiento adecuado en un acto social de cierta formalidad. Así, el protocolo se asocia a lo que se conoce como etiqueta: usos y costumbres que deben guardarse en los actos públicos. Por ejemplo: formas de vestir, buenos modales, saludar con reverencia a una autoridad, respetar la puntualidad, etc.
En la organización de eventos, el protocolo es una herramienta de comunicación fundamental para conseguir el éxito del propio evento. Ya que cuidar la imagen y los valores a transmitir es fundamental para diferenciarse de la competencia y adquirir el valor comercial deseado en la realización del evento.
Los eventos empresariales pueden tener diferentes objetivos y formatos. Sin embargo, y a pesar de las diferencias, todos tienen una característica común, necesitan un protocolo. La tipología del evento marcará el protocolo a seguir.
A la hora de organizar un evento, la primera regla básica es decidir el motivo del evento que queremos organizar. Una vez definido el sentido y el objetivo del evento y para qué queremos realizarlo, en esta primera fase debemos tener en cuenta las siguientes acciones:
¿Qué son los eventos protocolares? del momento
La planificación de eventos VIP no es algo que nos encontremos todos los días. Estos eventos son especiales, y las normas que se aplican son especiales y nuevas. En particular, si la persona VIP es de otro país, con costumbres o normas totalmente diferentes con las que no estamos familiarizados.
Los protocolos son, en realidad, normas, costumbres y reglas establecidas por escrito que son comunes en determinados tipos de eventos y que todos los que participan directamente en la planificación del evento deben respetar. Cuando se trata de eventos a los que asisten funcionarios, el director del evento es responsable de explicar por qué las cosas se hacen de una determinada manera a todos los colaboradores internos y externos. En otras palabras, si a su evento va a asistir una persona VIP, el protocolo debe cumplirse de principio a fin. ¿Qué oradores van primero, quién se sienta dónde, quién entra cuándo, quién debe saludar a quién…? Gestionar este tipo de eventos no es nada fácil, sobre todo si no es algo que se haga a diario.
Como gestor de eventos, debes saber que no es tu trabajo dar la bienvenida a los invitados VIP. Esta parte debe hacerla otra persona VIP que forme parte del equipo para el que trabajas – dependiendo del tipo de evento, podría ser el director general de la empresa o el más alto funcionario que vaya a asistir al evento.