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Objetivos del evento
Recuerde que hay muchas variables relacionadas con la seguridad de los eventos recreativos al aire libre y, aunque muchas de ellas están fuera de su control, se pueden gestionar. Los riesgos dependen del tipo de actividad o tarea, de la capacidad de la persona que la realiza y del entorno en el que se lleva a cabo. Por lo tanto, una visión general de los riesgos es una herramienta clave para comprenderlos y aplicar las medidas de control más adecuadas (para más información, véase la visión general de los riesgos).
Debe considerar desde el principio sus necesidades de personal y voluntarios y sus responsabilidades individuales, ya que el proceso de contratación puede ser largo y arduo. Es de vital importancia que, tanto si utiliza su propio personal o sus voluntarios, como si recurre al personal de un profesional acreditado para eventos al aire libre durante el día, tenga en cuenta lo siguiente:
Formularios de declaración médica Los formularios de declaración médica son una forma importante de que los participantes declaren que están físicamente en condiciones de participar en el evento. También les permite declarar cualquier condición o requisito médico preexistente que pueda ser importante en caso de emergencia.
Habilidades de gestión de eventos
Este artículo necesita citas adicionales para su verificación. Por favor, ayude a mejorar este artículo añadiendo citas de fuentes fiables. El material sin fuente puede ser cuestionado y eliminado.Buscar fuentes: “Event management” – news – newspapers – books – scholar – JSTOR (June 2007) (Learn how and when to remove this template message)Este artículo incluye una lista de referencias generales, pero carece de suficientes citas en línea correspondientes. Por favor, ayude a mejorar este artículo introduciendo citas más precisas. (Abril de 2016) (Aprende cómo y cuándo eliminar este mensaje de la plantilla)
La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y desarrollo de eventos personales o corporativos a pequeña y/o gran escala, como festivales, conferencias, ceremonias, bodas, fiestas formales, conciertos o convenciones. Implica el estudio de la marca, la identificación de su público objetivo, la concepción del evento y la coordinación de los aspectos técnicos antes de su puesta en marcha[1].
En la actualidad, el sector de los eventos incluye acontecimientos de todos los tamaños, desde las Olimpiadas hasta los desayunos de trabajo. Muchas industrias, celebridades, organizaciones benéficas y grupos de interés celebran eventos para comercializar su marca, establecer relaciones comerciales, recaudar fondos o celebrar logros.
Identificar las funciones del gobierno en la industria de los eventos
Hemos visto muchos eventos de organizaciones a lo largo de los años. Y aunque no podemos identificar todos los detalles en los que tendrás que pensar (¡a menudo depende del tipo de evento!), tenemos una serie de buenas prácticas que puedes seguir.
Además, para asegurarnos de que nada se nos escapa, hemos preparado esta lista de comprobación gratuita y fácil de usar para la planificación de su evento. Si está organizando un evento virtual, lo tenemos cubierto. Aquí está nuestra lista de control descargable para eventos virtuales.
Coordina estos elementos con las metas y los objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo), así como con un calendario. Para identificar el calendario, te recomendamos que trabajes hacia atrás desde la fecha de tu evento (un calendario de trabajo).
El plan del evento le ayudará a mantener el rumbo y le servirá de estrella polar mientras se prepara para el día del evento. Independientemente del tamaño de su evento, un buen plan cubre los mismos componentes esenciales, que trataremos en la siguiente sección.
Y lo que es mejor, piensa en lo que ocurre si alcanzas, superas o no alcanzas tu objetivo. ¿En qué momento se cierra el negocio? ¿En qué momento se puede hacer algo más emocionante la próxima vez? Entender a dónde vas sólo te ayudará a llegar más rápido.
Funciones y responsabilidades del personal del evento
Para crear un plan sólido y encargarse de todo, desde la elección de los proveedores hasta el establecimiento de los plazos, necesitará grandes habilidades de gestión. Con esto en mente, aquí están las habilidades y cualidades clave de la gestión de eventos que hay que trabajar para conseguir.
¿La cualidad número uno que comparten los gestores de eventos de éxito? El don de gentes. Debe sentirse cómodo relacionándose con ejecutivos de alto nivel, funcionarios del gobierno, proveedores, compañeros de trabajo, representantes de patrocinadores, clientes, supervisores, proveedores, personal y asistentes al evento. Para trabajar con éxito con este amplio abanico de personas, tendrá que ser capaz de resolver conflictos con agilidad, ser un negociador seguro pero agradable y mantener el sentido del humor.
Las funciones y responsabilidades del organizador de eventos varían día a día. En un momento dado, harás de limpiador y al siguiente de líder intrépido. Limpiar el desorden y tomar decisiones difíciles -de forma rápida, discreta y eficaz- forma parte del trabajo. Mantén la calma, hazlo y luego vuelve a dirigir el espectáculo.
La capacidad de entender lo que los principales interesados quieren de su evento es fundamental. Es posible que estas personas no pertenezcan al sector de los eventos, por lo que es posible que no hablen la jerga ni sepan lo que es realista. Hay que saber discernir sus necesidades y asegurarse de que todas las partes comparten las mismas expectativas. Preste atención a lo que se dice -y a lo que no se dice- en las conversaciones clave. Aprovechar estas necesidades habladas (y no habladas) a lo largo del proceso de planificación te ayudará a ir un paso por delante.