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Qué es el personal en la gestión de eventos
No somos los primeros en decirle que los eventos requieren los más altos niveles de trabajo en equipo y colaboración (al menos esperamos no ser los primeros), tanto internamente como con cualquier socio externo. En este capítulo, no sólo te ayudaremos a organizar tu equipo de eventos, sino que también compartiremos técnicas de gestión de equipos (¡y plantillas!). Esto es lo que cubriremos:
Los planificadores de eventos son nada menos que superhéroes, pero detrás de cualquier gran organizador de eventos hay un equipo de eventos igualmente grande (de todas las formas y tamaños). ¿Cómo se forma el equipo? ¿A quién se contrata? ¿Qué funciones son importantes? Hemos elaborado un marco de trabajo que no sólo le ayudará a contratar a las personas adecuadas, sino también a asegurarse de que ha cubierto todas las áreas principales de su estrategia de marketing de eventos.Tenga en cuenta que su empresa puede tener diferentes títulos o que puede tener un equipo pequeño (las personas a menudo desempeñan múltiples funciones o se contratan trabajadores autónomos para llenar los vacíos). Utilice esto como guía y modifíquelo según lo que funcione mejor para su organización.
Los coordinadores supervisan todo el proceso del evento, y controlan al resto del equipo para asegurarse de que no se pierda nada. El coordinador se comunica regularmente con el director para asegurarse de que el trabajo diario se ajusta a la visión general.
Responsable del evento
Un planificador de eventos (también conocido como planificador de reuniones y/o convenciones) es alguien que coordina todos los aspectos de las reuniones y eventos profesionales. Suelen elegir los lugares de reunión, organizar el transporte y coordinar muchos otros detalles.
Ya sea una boda, una conferencia educativa o una convención de negocios, las reuniones y eventos reúnen a la gente con un objetivo común. Los planificadores de reuniones, convenciones y eventos trabajan para garantizar que este propósito se logre sin problemas.
Los planificadores de eventos coordinan todos los detalles de un evento, desde el principio hasta el final. Antes de una reunión, por ejemplo, los planificadores se reúnen con los clientes para calcular la asistencia y determinar el objetivo de la reunión. Durante la reunión, se encargan de la logística de la misma, como el registro de los invitados y la instalación de equipos audiovisuales para los oradores. Después de la reunión, encuestan a los asistentes para saber qué temas les interesan más.
Los planificadores de eventos también buscan posibles lugares de reunión, como hoteles y centros de convenciones. Tienen en cuenta el alojamiento y los servicios que pueden ofrecer las instalaciones, la facilidad de acceso y las atracciones que ofrece la zona. Últimamente, los planificadores también consideran si una reunión en línea puede alcanzar los mismos objetivos que una reunión presencial.
Lista de control para la planificación de eventos
La gestión de eventos implica la supervisión de toda la logística previa y durante un evento, ya sea una conferencia, una boda o cualquier reunión organizada. Los gestores de eventos ejecutan los planes del evento gestionando el personal, las finanzas, las relaciones con los proveedores, etc.
En la profesión de organizador de eventos, los títulos de trabajo son tan diversos y numerosos como los servicios que se ofrecen, y a menudo puede ser difícil diferenciar unos de otros. Puede ser un reto a la hora de preparar un portafolio de planificación de eventos, de buscar trabajo o de trabajar con un cliente que no entienda correctamente su función y sus responsabilidades. Conozca más sobre lo que implica la gestión de eventos y si es adecuada para usted.
La gestión de eventos incluye una serie de funciones para la ejecución de eventos a gran escala, que pueden incluir conferencias, convenciones, conciertos, ferias comerciales, festivales y ceremonias. Implica ocuparse de la logística general del evento, trabajar con el personal y llevar a cabo la gestión del proyecto del evento en su conjunto.
Funciones y responsabilidades del personal del evento
Este artículo necesita citas adicionales para su verificación. Por favor, ayude a mejorar este artículo añadiendo citas de fuentes fiables. El material sin fuente puede ser cuestionado y eliminado.Buscar fuentes: “Event management” – news – newspapers – books – scholar – JSTOR (June 2007) (Learn how and when to remove this template message)Este artículo incluye una lista de referencias generales, pero carece de suficientes citas en línea correspondientes. Por favor, ayude a mejorar este artículo introduciendo citas más precisas. (Abril de 2016) (Aprende cómo y cuándo eliminar este mensaje de la plantilla)
La gestión de eventos es la aplicación de la gestión de proyectos a la creación y desarrollo de eventos personales o corporativos a pequeña y/o gran escala, como festivales, conferencias, ceremonias, bodas, fiestas formales, conciertos o convenciones. Implica el estudio de la marca, la identificación de su público objetivo, la concepción del evento y la coordinación de los aspectos técnicos antes de su puesta en marcha[1].
En la actualidad, el sector de los eventos incluye acontecimientos de todos los tamaños, desde las Olimpiadas hasta los desayunos de trabajo. Muchas industrias, celebridades, organizaciones benéficas y grupos de interés celebran eventos para comercializar su marca, establecer relaciones comerciales, recaudar fondos o celebrar logros.