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Lista de comprobación para la planificación de eventos
Nadie puede decir que ser organizador de eventos sea fácil; conlleva la presión de crear una experiencia única en un plazo de tiempo limitado. Organizar un evento, sobre todo si se es nuevo en el sector, puede ser un reto desalentador.
Al igual que cualquier otro proyecto importante, primero hay que ser consciente de los retos y luego dividir el proceso de planificación en partes manejables. Si lo haces, estarás en camino de crear un evento del que estarás muy orgulloso.
Para ayudarte a empezar, aquí tienes algunos de los retos a los que se enfrentan los organizadores de eventos como tú en el cambiante clima político y tecnológico. Además, una sencilla guía para reunir los componentes de tu evento.
1. Establezca sus metas y objetivos 2. Reúna a su equipo ideal 3. Fije una fecha 4. Definir la visión 5. 5. Organice a las personas y las cosas 6. Prepare un presupuesto Prepare un presupuesto 7. 7. Consiga socios entusiastas 8. Reclutar voluntarios entusiastas 9. 9. Poner en marcha el plan de marketing 10. Elabore una hoja de ruta detallada Prepárese para evaluar su evento
¿Qué es un planificador de eventos?
¿Cómo conseguir que se presenten más asistentes a su evento? ¿Cómo evitar que los inscritos se olviden de su evento? Tenemos los consejos de promoción de eventos que necesita para convertir a la gente en inscritos, y para convertir a los inscritos en asistentes.
La gente vendrá si ve valor en su evento, y esto ocurre tanto con los eventos gratuitos como con los que tienen un coste de asistencia. Aunque el dinero no equivale a este valor, los eventos que cuestan dinero para asistir suelen considerarse más exclusivos; pero no te preocupes. Sí, es más probable que la gente venga si se ha gastado dinero en una entrada; sin embargo, no siempre es así. Es importante promocionar su evento como algo realmente inolvidable, para que los asistentes sientan que no pueden perdérselo por nada del mundo.
Los elementos inolvidables comienzan con la agenda. Una de las mejores maneras de conseguir que más asistentes acudan a su conferencia es tratar temas interesantes y actuales. ¿Qué ha sucedido recientemente que a la gente le gustaría saber más? ¿Qué temas son importantes para su grupo objetivo? Si el tema es cercano a los corazones de los asistentes, aún mejor. Una vez que hayas dominado el enfoque, puedes empezar a buscar ponentes. Algunas personas esperan años para escuchar a sus influyentes favoritos. A la hora de elegir a los ponentes, debes investigar sobre el quién, el dónde y el por qué. ¿Esta persona ha estado antes en tu ciudad/país, o hace tiempo que se le busca? Si la respuesta es esta última, tráigalos para satisfacer las demandas de su público.
Cómo convertirse en organizador de eventos desde casa
¿Alguna vez te has preguntado cómo la sopa de letras de CMP, CSEP, CPCE y CGMP puede prepararte para una carrera exitosa en la planificación de eventos? ¿Te preguntas si las certificaciones de planificación de eventos pueden realmente ayudarte a aprender más sobre la industria o a llevar tu carrera al siguiente nivel? Entonces este artículo del blog es para usted.
En la era de los eventos híbridos, hay nuevas habilidades, nuevas herramientas y nuevas características de software para eventos que hay que dominar. En este artículo, cubriremos las certificaciones de planificación de eventos y las licencias de gestión de eventos más populares y le mostraremos cómo utilizar las clases de planificación de eventos en línea para su beneficio.
Según el CIC (Convention Industry Council), el objetivo principal del programa CMP es estandarizar las mejores prácticas, establecer la credibilidad de la profesión e impulsar el rendimiento de los planificadores de eventos. El examen CMP ha sido desarrollado por planificadores de todo el mundo y la certificación de eventos en sí la tienen profesionales de 55 países. Con más de 14.000 profesionales de reuniones que han recibido la certificación CMP, el programa CMP ha liderado la estandarización de las mejores prácticas de la industria de eventos en todo el mundo.
Planificación de eventos
Si alguna vez has organizado un evento, sabrás que no todo sale según lo previsto y que tienes que enfrentarte a varios retos. Cuando organizaba mi primer evento, me hablaron de la divertida regla de la cara de pato. Esta regla dice que por fuera debes parecer tranquilo y pacífico. Pero en realidad estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debe enterarse de eso. A día de hoy, sigo creyendo que esta es la regla más valiosa.
Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico de esta cuestión. Formule su objetivo de la manera más específica posible: ¿quiere transmitir conocimientos a los participantes; expresar su gratitud a los socios; recaudar fondos para un proyecto u ofrecer a los invitados un placer estético? De la respuesta dependerá el formato del acto: su concepto, el horario y la duración, la distribución de roles dentro del equipo, la disposición de la sala, el catering y el sonido.
Intenta no estancarte en los formatos tradicionales. Echa un vistazo a las “desconferencias”, PechaKucha, el formato TED, los brunchs temáticos, los eventos online, los eventos al aire libre. Lo que cuenta es que tu formato ayude a conseguir el objetivo del evento.